STADS succesfuldt søsat

Konverteringsprojektet og overgangen til STADS er blevet planlagt gennem flere år og er udført i et tæt samarbejde mellem medarbejdere i både front- og back-office og på tværs af de administrative områder. Op imod 100 medarbejdere har igennem de seneste uger knoklet for at få det store projekt godt fra start, og foreløbig ser missionen ud til at være fuldført.

Den første milepæl markeret

Med idriftsættelsen af systemet er den første milepæl i STADS-projektet nået, og det blev markeret med et release-party tirsdag den 25. oktober, hvor universitetsdirektør Jørgen Jørgensen benyttede lejligheden til at sige tak til de mange dedikerede medarbejdere, der har været involveret i processen og gennem de seneste uger har ydet en ekstraordinær indsats. Han understregede også, at Universitetsledelsen er fuldt opmærksom på, at der i den kommende tid fortsat vil skulle gøres en stor indsats for at få de nye systemer og driften til at køre.

Konverteringen gået over al forventning

Det var data fra det tidligere AU-system Delfi og ASB STADS, der med konverteringen skulle flyttes over i et samlet og nyt STADS for hele Aarhus Universitet. Og konverteringen er gået over al forventning.

”Der er altid noget, der falder lidt skævt i sådan en stor øvelse, men for 90 % af de aktive studerende er konverteringen gået godt og smertefrit, så jeg vil godt vove at kalde det en succes”, siger Birthe Hestbæk, projektleder i AU IT.

I øjeblikket arbejdes der på højtryk for at få rettet de sidste fejl, som for størstedelens vedkommende vedrører enkeltindivider og særligt tilrettelagte studieprogrammer. Traditionen for variation i studieprogrammerne og antallet af internationale studerende varierer meget på de forskellige hovedområder, og det betyder også, at der er forskel på, hvor meget der skal finjusteres.

Studieselvbetjeningen ser anderledes ud

Konverteringen til STADS betyder, at studieselvbetjeningen fra den 24. oktober har set anderledes ud – og at alle studerende ved Aarhus Universitet nu bruger http://mit.au.dk som indgang til studieselvbetjeningen.

På Health er de studerende dog allerede fortrolige med systemet, da de har været vant til at bruge det gennem længere tid. Det nye er, at systemet efter konverteringen ser anderledes ud, og at flere studerende nu skal til at bruge systemet til undervisningstilmelding.

På Health er systemerne stort set klar

På Health er systemerne klar til, at VIP’erne allerede nu kan begynde at inddatere karakterer direkte i STADS, og her kommer Institut for Folkesundhed først fra start, da den direkte inddatering af eksamensresultater begynder allerede fredag. Den direkte registrering begrænser fejlkilder, bl.a. fordi eksamensresultater nu ikke længere skal overleveres skriftligt, før de inddateres.

De studerende på Health vil for alvor blive berørt af forandringen fra 15. november, hvor der åbnes for tilmelding til forårets undervisning via selvbetjeningen frem til 22. november.

Steen Harrit Jakobsen, administrationschef på Health, har deltaget i planlægningen af projektet som medlem af styregruppen for STADS. Han glæder sig over, at konverteringen er gået så smertefrit, men samtidig er han også opmærksom på, at de kommende uger, hvor de nye systemer for alvor skal tages i brug, udgør en vigtig og kritisk fase med mange udfordringer – både for de studieadministrative medarbejdere og for de videnskabelige medarbejdere, som skal i gang med at bruge systemet.

”Det er utroligt godt gået, at projektet nåede i mål til den 24. oktober. Som it-projekt er det en stor succes, men man skal ikke undervurdere idriftsættelsen. De nye systemer kræver tilvænning og nye rutiner ? og det tager altid lidt ekstra tid”, siger han.

Fakta om STADS

STADS er et studieadministrativt system, som er udviklet af Undervisningsministeriet og en række virksomheder med DTU som pilotuniversitet i 1995. Systemet anvendes i dag af alle universiteter i Danmark med undtagelse af CBS, som dog overvejer at skifte til STADS. Systemet giver studerende mulighed for at tilmelde sig undervisning og eksamen, se til- og afmeldinger og hvilke eksaminer, der er bestået eller meritoverført, og systemet kan tilgås fra alle computere med internetadgang.

Læs mere

Læs mere om de studieadministrative systemer
Læs mere om status efter idriftsættelse
Læs vejledningen til studieselvbetjeningen på www.studerende.au.dk