Faglig-sociale arrangementer

Studenterdrevne aktiviteter spiller en vigtig rolle for et godt studiemiljø. Aarhus Universitet støtter disse arrangementer ved at stille lokaler til rådighed og give driftsmæssig rådgivning og støtte.   

Hvad er et faglig-socialt arrangement?

Faglig-sociale arrangementer er arrangementer, der rummer elementer af både faglig og social karakter. Faglig-sociale arrangementer kan afholdes alle ugens dage indtil kl. 22.00. Arrangementerne er alkoholfrie.

Eksempler på faglig-sociale arrangementer er arrangementer, der inkluderer spisning, filmfremvisninger og arrangementer til understøttelse af studiemiljøet/ryste-sammen-events.

Hvor kan jeg afholde mit arrangement?

  • Faglig-sociale arrangementer kan afholdes i undervisningslokaler, kantiner eller studieområder.
  • Arrangementer, der inkluderer spisning, må ikke afholdes i undervisningslokaler. Her henvises til:

         Aarhus: Kantinen i bygning 1482 eller institutternes frokoststuer.

         Emdrup: Bygning 7220, lokale D170, Baren eller Aulaen.

  • Liste over studieområder (vær opmærksom på, at studieområder mellem kl. 8-16 benyttes som læsesale og derfor først kan bookes til øvrige aktiviteter efter kl. 16):

Hvordan reserverer jeg et lokale?

  • Ønsker du at afholde arrangementet i et undervisningslokale, bookes lokalet gennem dit faglige team i Arts Studier.
  • Ønsker du at afholde arrangementet i et studieområde eller en kantine, kontaktes Arts Bygningsservice på artsbyg@au.dk.
  • Du skal udfylde en lokalelåneaftale og denne skal godkendes og underskrives af Arts Bygningsservice og din lokale husrepræsentant.

Det skal du vide som arrangementsansvarlig

  • Eventuelle ændringer i adgangssystemet på udvalgte døre aftales med det lokale driftspersonale
  • Arrangementsansvarlig er ansvarlig for at indhente de nødvendige bevillinger fra myndigheder, eksempelvis i forbindelse med håndtering af madvarer og støj i forbindelse med udendørsarrangementer. Eventuelle udgifter i forbindelse med planlægning og gennemførelse af arrangementet afholdes af arrangementsansvarlig (eksempelvis KODA-afgift). 
  • Arrangementsansvarlig rapporterer til Arts Bygningsservice via mail (artsbyg@au.dk) i tilfælde af afvigelser fra normalen - eksempelvis personuheld/-ulykke, tilkald af ambulance, skader på bygning eller anlæg, besøg eller tilkald af myndigheder i forbindelse med afholdelse af arrangementet. Rapporteringen skal ske i umiddelbar forlængelse af arrangementets ophør

Kan jeg få hjælp til praktiske forberedelser?

  • Opstilling af borde og stole varetages som udgangspunkt af arrangørerne. Ved behov for assistance kan det lokale driftspersonale kontaktes. Arrangementsansvarlig bærer ansvaret for, at flugtvejene til enhver tid er frie. Vær opmærksom på den ophængte standardmøbelopstilling ved tilbagestilling af møblement
  • Ved behov for IT/AV udstyr kontaktes Arts IT