Studerende samarbejder ofte med virksomheder og organisationer i forbindelse med større opgaver, som bachelorprojekt, projektorienteret forløb og speciale – i det følgende for nemheds skyld blot kaldet ’opgaver’. Der kan i den forbindelse være behov for en fortrolighedsaftale, hvis det efterspørges af virksomheden/organisationen.
I forbindelse med den studerendes arbejde med en opgave, har AU-vejlederen, evt. censor og øvrige personer på Aarhus Universitet (sekretærer og øvrige administrative medarbejdere) tavshedspligt i henhold til forvaltningsloven. Det er værd at bemærke, at også informationer, som tilflyder vejlederen under vejledningsprocessen, er tavshedsbelagte i henhold til forvaltningslovens regler.
Der er derfor i udgangspunktet ikke behov for en fortrolighedsaftale, hvis ikke virksomheden/organisationen efterspørger dette.
AU distribuerer ikke eksemplarer af opgaven til andre, medmindre den studerende stiller opgaven til udlån via AU-biblioteker, eller hvis lovgivningen i øvrigt tilsiger, at der skal ske videregivelse (fx ved en imødekommet begæring af aktindsigt).
I en evt. ankesag i forbindelse med en eksamensklage vil opgaver være tilgængelig for samtlige medlemmer af ankenævnet, og disse vil alle være omfattet af tavshedspligten, jf. forvaltningsloven.
Indeholder en opgave fortrolige oplysninger, skal man som studerende ved aflevering af opgaven markere denne som ’Fortrolig’. Det sker på forsiden af opgaven og skal ydermere vælges af den studerende i WISEflow, for opgaver der afleveres elektronisk.
Den studerende har samtidig også ved aflevering af en afsluttende opgave (bachelorprojekt og speciale) mulighed for ikke at give samtykke til, at opgaven gøres tilgængelig via biblioteket. Hermed vil opgaven ikke være tilgængelig for gennemlæsning og/eller udlån.
For nogle virksomheder/organisationer er det tilstrækkeligt at markere opgaven som fortrolig, mens andre vil bede om en fortrolighedsaftale. Hvis en virksomhed/organisation efterspørger en fortrolighedsaftale, kan en sådan indgås mellem den studerende, virksomheden/organisationen og AU. En fortrolighedserklæring er således primært til for at regulere den studerendes adfærd overfor virksomheden/organisationen, ved at forpligte den studerende til at behandle alt hvad denne måtte få adgang til med fortrolighed.
Hvis virksomheden/organisationen ønsker, at der indgås en fortrolighedsaftale, og hvis aftalen findes acceptabel af AU kan den underskrives af AU. Se mere om forskellige typer af fortrolighedsaftaler under næste punkt.
Hvis der indgås en fortrolighedsaftale sikrer vejleder/eksaminator, jf. eksamensbekendtgørelsen, at en evt. tilhørende mundtlig eksamination er lukket for tilhørere.
Der kan udarbejdes en aftale om fortrolighed (fortrolighedsaftale) mellem virksomheden/organisationen, AU og den studerende til opfyldelse af eksamensbekendtgørelsens krav om aftale, hvis virksomheden/organisationen stiller krav om dette.
Som udgangspunkt skal AU’s standardfortrolighedsaftale benyttes, men i nogle tilfælde kan det være nødvendigt at benytte en virksomhedsspecifik fortrolighedsaftale.
Hvis der indgås en fortrolighedsaftale, er det den studerendes ansvar, at den indgås og underskrives i god tid inden afleveringsfrist af en opgave.
Standardfortrolighedsaftalen kan findes her (de to nederste på siden på hhv. engelsk og dansk).
Der er følgende procedure, når standardfortrolighedsaftalen benyttes:
Bemærk, at hvis der ændres i standardfortrolighedsaftalen skal aftalen godkendes hos TTO. Dette vil ofte medføre, at processen omkring indgåelse af en fortrolighedsaftale tager væsentligt længere tid, end når standardfortrolighedsaftalen benyttes. Der opfordres derfor til så vidt muligt at benytte standardfortrolighedsaftalen.
Hvis en virksomhed stiller krav herom, skal der i stedet benyttes en Virksomhedsspecifik fortrolighedsaftale. Denne skal godkendes af TTO (tto@au.dk) på vegne af AU. Vejlederen skal, via sin AU-mail, sende denne aftale til TTO, når den er underskrevet.
Der er følgende procedure ved Virksomhedsspecifikke fortrolighedsaftaler:
Det er vigtigt at understrege, at den studerende selv skal gøre sig bekendt med indholdet af aftalen – den studerende skal være den, der overholder aftalen. Hvis den studerende har brug for rådgivning om aftalens indhold og/eller brug for at forhandle aftalens vilkår, må den studerende søge egen rådgiver hertil. AU kan ikke rådgive studerende nærmere om aftalen og kan ej heller forhandle på den studerendes vegne.
Følgende studieledere kan underskrive fortrolighedsaftalen (standardkontrakten samt virksomhedsspecifikke aftaler, hvor der ikke afgives AU eller vejlederrettigheder):
Cand.merc., cand.merc.aud. og cand.soc.
HA/BSc og Erhvervsøkonomi med tilvalg/BA(soc)