Fortrolige afhandlinger og projektrapporter

Studerende samarbejder ofte med private virksomheder og organisationer i forbindelse med afhandlinger og projekter. I mange tilfælde ønsker de eksterne samarbejdspartnere at indgå aftaler om fortrolighed, der sikrer dem mod, at oplysninger om interne virksomhedsforhold kommer ud til uvedkommende.  

Aarhus Universitets forpligtelser

Hvis en virksomhed eller en organisation i forbindelse med et samarbejde med en studerende omkring en afhandling eller projektrapport ønsker fortrolighed omkring de oplysninger, som den studerende og AU opnår kendskab til, forpligter AU sig til at følge de regler, der er angivet nedenfor. Det er vigtigt at bemærke, at en væsentlig del af disse regler kun træder i kraft, hvis afhandlingen eller rapporten mærkes ’Fortrolig’.

Når en studerende meddeler vejlederen, at der i forbindelse med den studerendes arbejde med en afhandling/projektrapport er indgået aftale med en virksomhed/organisation om fortrolighed, gælder følgende:

  • Vejlederen har tavshedspligt mht. den viden om virksomheden/organisationen, som vedkommende erhverver sig i kraft af vejledningsprocessen.

Hvis afhandlingen/projektrapporten i kraft af aftalen mellem virksomheden/organisationen og den studerende mærkes "Fortrolig", gælder desuden følgende:

  • Afhandlingen/projektrapporten vil kun være tilgængelige for vejleder/eksaminator, censor og det nødvendige administrative personale. Der vil ikke blive distribueret eksemplarer til andre.
  • Vejleder/eksaminator og censor har tavshedspligt mht. den viden om virksomheden/organisationen, som vedkommende erhverver sig i kraft af afhandlingens/projektrapportens indhold og den evt. tilhørende mundtlige eksamination.
  • Det administrative personale har tavshedspligt mht. den viden om virksomheden/organisationen, som måtte blive erhvervet i kraft af afhandlingens/projektrapportens indhold.
  • Vejleder/eksaminator sikrer, at den evt. tilhørende mundtlige eksamination er lukket for tilhørere.
  • I det omfang, biblioteket modtager kopi af afhandlingen/projektrapporten, vil denne ikke være tilgængelig for gennemlæsning og/eller udlån.
  • I en evt. ankesag i forbindelse med en eksamensklage vil afhandlingen/projektrapporten være tilgængelig for samtlige medlemmer af ankenævnet, og disse vil alle være omfattet af tavshedspligten nævnt under punkt 3.

 

Den studerendes forpligtelser

Der er ofte behov for en indbyrdes aftale om fortrolighed direkte mellem virksomheden/organisationen og den studerende. Som en hjælp har AU udarbejdet en standard fortrolighedsaftale, som det anbefales, at den studerende og virksomheden benytter.

Standardfortrolighedsaftale

Det anbefales, at studerende og virksomheden benytter standardfortrolighedsaftalen.

Se Aftale om fortrolighed.

Der er følgende procedure når standardfortrolighedsaftalen benyttes:

  1. Den studerende sørger for at aftalen underskrives af:
    • Den studerende selv
    • Den pågældende virksomhed 
    • Vejleder
  2. Vejleder sender efterfølgende standardfortrolighedsaftalen til underskrift hos den uddannelsesansvarlige (se nedenfor)
  3. Når fortrolighedsaftalen er underskrevet af alle, skal  den studerende  sende en elektronisk kopi til tto@au.dk (Technology Transfer Office) til arkivering

Virksomhedsspecifik fortrolighedsaftale

Benyttes standard fortrolighedsaftalen ikke skal en anden fortrolighedsaftale godkendes af TTO (Technology Transfer Office; tto@au.dk).

Der er følgende procedure ved virksomhedsspecifikke fortrolighedsaftaler:

  1. Den studerende skal gøre vejleder opmærksom på, at der benyttes en anden aftale end standardfortrolighedsaftalen
  2. Vejleder sender aftalen til TTO til godkendelse
  3. Efter godkendelse sender vejlederen aftalen til underskrift hos den uddannelsesansvarlige (eller evt. institutlederen, såfremt der er behov herfor)
  4. Den studerende modtager den underskrevne kontrakt, med henblik på at få virksomhedens underskrift.
  5. Når virksomheden har underskrevet kontrakten sender den studerende kontrakten retur til vejleder og TTO til arkivering. 

Uddannelsesansvarlige

Følgende uddannelsesansvarlige kan underskrive fortrolighedsaftalen:

Institut for Virksomhedsledelse

Institut for Økonomi

Institut for Forretningsudvikling og Teknologi (BTECH)