Ansøgning om dispensation

En dispensation er en undtagelse fra de sædvanlige og faste regler, der gælder for din uddannelse. Dispensationer gives kun efter en konkret ansøgning og kun i undtagelsestilfælde, hvis der er særlige omstændigheder, som kan undtage dig fra disse regler. Det er studielederen eller studienævnet, der behandler din dispensationsansøgning.

Du kan altid henvende dig til Studievejledningen, hvis du har spørgsmål til dispensationsansøgningerne.

Muligheder for dispensation

Dispensationsansøgninger imødekommes kun, hvis du kan dokumentere, at der foreligger usædvanlige forhold, som kan undtage dig fra de sædvanlige og faste regler. Når du søger om en dispensation, skal du derfor vedlægge dokumentation for de usædvanlige forhold. Dokumentationen kan f.eks. være en lægeerklæring, der dokumenterer, at du har været syg, en dødsattest der dokumenterer, at du har mistet et nærtstående familiemedlem eller lignende.

Det er eksempelvis muligt at søge om dispensation fra studiereglerne, hvis der er dokumenteret:

  • Usædvanlige forhold
  • Barsel og adoption
  • Funktionsnedsættelse
  • Elitesportsudøvelse

Du er som studerende selv ansvarlig for at holde dig orienteret om de regler, der gælder for din uddannelse. Manglende kendskab til reglerne for din uddannelse vil derfor normalt ikke være et usædvanligt forhold.

Bemærk at uanset årsag og dokumentation vil afgørelsen på en dispensationsansøgning altid bero på en konkret vurdering, og derfor er det ikke muligt at give et bindende svar på udfaldet af en dispensationsansøgning på forhånd.

Hvis din dispensationsansøgning bliver imødekommet, skal du være opmærksom på, at dispensationen sædvanligvis kun gælder til f.eks. én eksamen eller i en begrænset periode. Hvis du efterfølgende har behov for yderligere dispensation, skal du derfor indsende en ny dispensationsansøgning.

Studievejlederne kan hjælpe dig med råd og vejledning omkring tilrettelæggelsen af dit studieforløb samt hjælpe dig med flere informationer. Det er derfor altid en god idé at kontakte studievejledningen, hvis du har brug for at søge om en dispensation.

Hvis du bliver syg i forbindelse med en eksamen på Aarhus BSS, kan du læse, hvordan du skal forholde dig, og hvilke muligheder du har under 'Sygdom ved eksamen'.

Sådan søger du dispensation

Du søger via skemaet i mitstudie.au.dk. Du finder skemaet under ’Ansøgninger’. Der er følgende krav til din ansøgning:

  • Skriv tydeligt hvilke(n) regel(er), du ønsker dispensation fra.
  • Forklar hvad du ønsker at få dispensation til at kunne gøre (f.eks. at få et ekstra eksamensforsøg, for sen tilmelding til eksamen mv.)
  • Redegør for hvilke omstændigheder du mener, berettiger dig til at opnå dispensationen. Du kan vedlægge eller eftersende dokumentation.

Ansøgningen om dispensation behandles af det studienævn, der er ansvarlig for din centrale uddannelse (der hvor du er indskrevet som enten bachelor eller kandidatstuderende).

Ansøgning om dispensation til særlige prøvevilkår bør indsendes i god tid inden eksamen, hvis du vil være sikret svar inden afviklingen af din eksamen. Læs mere om sagsbehandlingstiden her.

Du modtager ikke en bekræftelse på email, når du har indsendt en ansøgning via mitstudie.au.dk. Sørg derfor at gemme kvitteringen eller tag et screen dump af den besked du får på skærmen, når du har indsendt din ansøgning. Dette er din eneste dokumentation for, at din ansøgning er afsendt.

Hvis du skal eftersende dokumentation til din dispensationsansøgning, kan du sende det via e-mail: dispensationsansogninger.bss@au.dk eller pr. post til Aarhus BSS Student Services, Tåsingegade 3, Byg. 1443, 8000 Aarhus C.

Krav til lægeerklæring

Bemærk at en lægeerklæring ikke nødvendigvis er ensbetydende med, at ansøgningen imødekommes, hvorfor det er vigtigt med en detaljeret lægeerklæring, der bedst muligt understøtter ansøgningen. 

Hvis du skal bruge en lægeerklæring i forbindelse med en dispensationsansøgning, er der følgende oplysninger erklæringen bør indeholde:

  • Patientens navn, personnummer og adresse
  • Lægens navn, autorisationsID, virksomhedsadresse og uddannelse.
  • Oplysning om hvilke oplysninger i erklæringen der beror på lægens egen undersøgelse af patienten, og hvilke der stammer fra patienten selv, tredjemand eller patientjournaler med videre.
  • En lægefaglig vurdering af lidelsens betydning for studiearbejdsevnen, og -  hvis relevant - hvilken diagnose og hvilke symptommønstre ses der.
  • Specifik tidsperiode. I hvilken periode har den studerende været syg, og eventuelt hvad tidsperspektivet er for bedring.
  • Dato/datoer for, hvornår patienten har været tilset for sin sygdom.
  • Endeligt skal erklæringen være dateret og forsynet med lægens underskrift eller tilsvarende.
  • Oplysning om patienten sædvanligvis benytter den læge, der har udfærdiget erklæringen.

Hvis du vil være sikker på, at din lægeerklæring indeholder de korrekte informationer, kan du medbringe studienævnets brev vedr. lægeerklæring.

Habilitet - hvem kan udfærdige lægeerklæringen?

Det er vigtigt for behandlingen af din sag, at lægeerklæringen er fyldestgørende og udstedt af en læge, hvor der ikke kan rejses tvivl om hans/hendes habilitet/partiskhed.
Derfor godtages lægeerklæringer, der er udstedt af nære familiemedlemmer/pårørende ikke.

Det betyder, at du eksempelvis ikke kan fremsende en lægeerklæring fra et nært beslægtet familiemedlem/pårørende, lige meget om han/hun er din faste læge eller ej. Du skal i stedet henvende dig til en anden læge, der ikke er et nært familiemedlem/pårørende og få en uvildig lægeerklæring.

Hvornår kan du forvente svar på din ansøgning om dispensation?

Sagsbehandlingstiden for ansøgninger om dispensation er i udgangspunktet 4-6 uger.

Hvis der skal indhentes yderligere dokumentation for at få sagen tilstrækkeligt belyst, eller ansøgningen er mangelfuld, kan det forlænge sagsbehandlingstiden.

Sommerperioden
I sommerperioden må der forventes længere sagsbehandlingstid, da studienævnene holder ferie i juli måned. Har du søgt om dispensation, der vedrører en eksamen i august, kan du modtage svar kort før din eksamen. Det er derfor vigtigt, at du tjekker din e-Boks jævnligt.

Hvorfor er sagsbehandlingstiden 4-6 uger?

Når du har indsendt din ansøgning om dispensation, vil din sagsbehandler gå i gang med at forberede din ansøgning. Det kan være nødvendigt for din sagsbehandler at skabe overblik over dit studieforløb, og der kan være regler og rammer, der skal klarlægges, inden der kan træffes afgørelse i din sag.

Herefter skal din ansøgning fremlægges for studienævnet. Det vil typisk foregå på møder, der afvikles ca. hver 4. uge. Når studienævnet har truffet afgørelse i din sag, vil sagsbehandleren sammenfatte en afgørelse, som du modtager via e-Boks.

Hvad kan du selv gøre?

  • Indsend din ansøgning i god tid inden eventuelle frister eller eksamener.
  • Orientér dig her på studieportalen om krav til dokumentation og kontakt studievejledningen, hvis du er i tvivl.
  • Tjek din AU-mail jævnligt, da studieadministrationen vil kontakte dig via mail ved behov for uddybende dokumentation/oplysninger.
  • Tjek din e-Boks. Studienævnets afgørelse vil blive sendt hertil.

Er du sent ude?

Studievejledningen vejleder dig til at ansøge, selvom der er kort tid til fristen/eksamen, hvor du skal bruge dispensationen.

Det er ikke altid muligt at behandle en ansøgning rettidigt, hvis den indsendes kort tid før fristen/eksamen. Som udgangspunkt vil din sagsbehandler og studienævnet dog prioritere ansøgninger af hastende karakter og forsøge at behandle din ansøgning, så du har svar inden en given frist eller eksamen.

Hvis du er i tvivl om, hvordan du skal forholde dig i tilfælde af, at du ikke får svar på din ansøgning før fristen/eksamen, kan du kontakte studievejledningen. Studievejledningen har ikke mulighed for at fremskynde behandlingen af din ansøgning, men kan vejlede dig om dine muligheder, hvis du ikke får svar før fristen/eksamen.