Videndeling og praktisk info

Om retningslinjer for studiestart og undervisning i Efteråret 2020 v/Niels Damgaard Hansen, Administrationschef

Uddybende information om corona-situationen

Corona-omstændighederne giver os mange benspænd. Den seneste melding fra Styrelsen for Patientsikkerhed den 19. august betyder, at vi kan gennemføre planlagt studiestart på alle campusser. Alle medarbejdere på lokaliteter i Aarhus skal til gengæld fortsat arbejde hjemmefra i videst mulige omfang frem til den 4. september.

Særligt om undervisning og introduktionsforløb:

Introaktiviteter og undervisning samt hensynet til de studerende i det hele taget har høj prioritet for universitetet. Udgangspunktet er, at fysisk tilstedeværelse på universitetet for de studerende finder sted i det omfang, det kan lade sig gøre under iagttagelse af gældende sundhedsmæssige retningslinjer.

Aarhus Universitet tager hul på semesterstart fra mandag den 24. august. Det betyder, at intro- og undervisningsaktiviteter fra denne dato afvikles, sådan som de nu er planlagt.

Som det fremgår af mailen fra universitetsledelsen, skal aktiviteterne gennemføres i overensstemmelse med retningslinjerne fra Uddannelses- og Forskningsministeriet, som bl.a. omfatter:

  • Sikre, at gældende afstandskrav efterleves
  • Sikre, at der er adgang til håndsprit, håndvask mv.
  • Begrænsning af samtidigt tilstedeværende så vidt muligt (f.eks. ved holdinddeling)
  • Grundig rengøring

Aarhus Universitet har ansvaret for at sikre, at det er muligt for alle at overholde retningslinjerne.

Til jer, der underviser:

Opstår der en situation, hvor man som underviser vurderer, at det ikke er muligt at overholde retningslinjerne, skal man handle på det. Det kan f.eks. være manglende håndsprit, utilstrækkelig udluftning eller et for højt antal personer samlet i samme lokale.

Undervisere har ansvar for – og mandat til – at stoppe undervisningen og først genoptage den, når kravene kan efterleves. Hvis det er nødvendigt, skal man kontakte den lokale beredskabsgruppe, som derefter skal medvirke til at bringe forholdene i orden.

Det er et fælles ansvar for undervisere og studerende at sikre betryggende forhold, så det er vigtigt, at I bidrager til at skabe en stemning af fælles ansvar til fælles bedste.

Der er ikke noget i vejen for at minde de studerende om, at det er meget vigtigt, at de husker at holde afstand og sikre god hygiejne i forhold til kontaktpunkter – ikke bare i undervisningslokaler, men også i pauserne og i deres omgang med andre studerende på universitetet. I kan ligeledes bede de studerende gå til deres undervisere, hvis de opdager et problem.

Der kommer snarest retningslinjer til studerende for deres færden på universitetet.

Introduktionsforløb for nye studerende:

Som en del af studiestarten gennemføres de planlagte introduktionsforløb for nye studerende – naturligvis under skærpet opmærksomhed på afstandskrav og hygiejne. Tutorerne skal i samspil med den lokale studieadministration sikre, at aktiviteterne gennemføres forsvarligt. Programmet vil således foregå uden alkohol. Tutorerne skal gøres opmærksomme på, at de også har ansvar for og mandat til at stoppe aktiviteter, hvis retningslinjer for afstand og hygiejne ikke kan overholdes.

Hjemmearbejde:

Vi vil gerne som institution være med til at tage et samfundsansvar for at holde smitteniveauet nede. Derfor opfordrer vi til, at man arbejder hjemmefra, hvis man som medarbejder – uanset rolle – kan varetage alle arbejdsopgaver uden større problemer hjemmefra. Dette gælder indtil videre til og med den 4. september.

Undervisere, der har undervisningsaktiviteter, må naturligvis møde ind for at undervise.

Som universitetsledelsen netop har skrevet, kan man som forsker møde ind, hvis éns forskning er afhængig af faciliteter eller rammer på universitetet. Dette vurderes i dialog med nærmeste leder.

Det samme gælder for ansatte med administrative opgaver. Hvis opgaverne afhænger af at blive udført på universitetet, kan man møde ind efter nærmere aftale med nærmeste leder. 

Det gælder fortsat, at hvis man er i en særlig risikogruppe, kan man i dialog med nærmeste leder lave en aftale om hjemmearbejde. 

Hvad enten man er studerende eller medarbejder, så er det vigtigt for os at se hinanden. Vi får et bedre studie- og arbejdsliv, når vi mødes på campus. Selvom det fortsat er med betydelige begrænsninger ikke mindst i Aarhus, er det positivt, at vi må gennemføre studiestarten fra på mandag – med måde og med omtanke. 

Men vi må ikke hvile på laurbærrene. Jo bedre, vi som institution og som enkeltpersoner bliver til at begrænse smitterisikoen, jo mere får vi mulighed for at se og nyde hinandens selskab i de kommende uger og måneder. 

GDPR (persondata)

Som tutorer skal I indordne jer under samme rammer og regler for GDPR (persondata) som øvrige ansatte på AU, hvilket betyder, at I skal behandle informationer og billeder på en GDPR-sikker måde. Det er ikke nødvendigvis så slemt som det lyder, men I skal i hvert fald sørge for tre ting:

  1. Få altid samtykke (find samtykkeerklæring på www.au.dk/gdpr), hvis I bruger billeder på web, sociale medier eller åbne drev, hvor folks ansigter er tydeligt genkendelige, dvs. 'portrætbilleder', hvorimod 'situationsbilleder' frit kan bruges uden samtykke. Læs om de forskellige billedtyper her. Tag/brug generelt kun relevante billeder.
  2. Slet al persondata (se definition af persondata i GDPR for webredaktører), når det ikke længere er relevant, på jeres mail, drev og andre steder. I kan få sikre drev ved at lave en samarbejdsaftale. Kontakt Kamilla Søndergaard Jessen for at aftale nærmere om at få jeres eget sikre drev.
  3. Brug jeres nye AU-mailadresse, når I laver tutorarbejde, dog ikke nødvendigvis jeres interne koordineringsarbejde.

 

www.au.dk/gdpr findes der et væld af retningslinjer og gode råd, og i GDPR for webredaktører findes små oversigter og guidelines til for eksempel publicering af billeder (pdf’en er dog målrettet fastansatte, så der er også en del info, der ikke er relevant for jer).

Her finder I retningslinjer for universitetets brug af sociale medier ift. GDPR

Se mere på medarbejdere.au.dk/informationssikkerhed/databeskyttelse/saerligt-om-administration/saerligt-til-kommunikationsmedarbejdere.

Funktionspostkasse

Husk at kontakte studiestart.ST@au.dk, når der er ændringer til, hvem hos jer, der skal have adgang til jeres funktionspostkasse.  

  • Skriv navn og AUID på de medlemmer, der skal have adgang til jeres postkasse
  • Afvent mail fra team studiestart om at oprettelsen er sket
  • Tilgå funktionspostkassen: Log på webmailen. Vælg "åben anden postkasse" via jeres profil øverst til højre. 
    Se en vejledning her

Kontakt Nat-Tech IT, hvis I oplever problemer med at tilgå funktionspostkassen. 

Psykologisk rådgivning/hjælp til tutorer

Alle tutorer har mulighed for at kontakte Dansk Krisekorps på samme vilkår som øvrige AU-ansatte.

Det vil sige, at I som tutorer kan få rådgivning/hjælp af en psykolog, hvis I har oplevet ubehagelige episoder eller problemstillinger, der knytter sig til rollen/arbejdet som tutor.

Dansk Krisekorps kan kontaktes på telefon 7022 7612 (9-15 på hverdage) eller 7022 7610 (akut).

I første omgang får man en indledende samtale, og efterfølgende bliver man kontaktet af en psykolog fra Dansk Krisekorps. Ved henvendelse skal man oplyse sit institut og fakultet.