Afholdelse af studenterforeningsarrangementer

Hvis du skal afholde et studenterforeningsarrangement i en bygning ved Aarhus BSS, så kan du herunder se processen og finde de informationer, der er vigtige at forholde sig til forud for arrangementet.

Proces for planlægning og afholdelse af arrangement

Før arrangementet

  • Arrangøren orienterer sig i retningslinjerne (punkt 1)
  • Det undersøges via timetable.au.dk, om de ønskede lokaler er ledige.
  • Arrangementet bookes via den digitale arrangementsformular (punkt 5)
  • Lokalebrug og -aflevering aftales med Aarhus BSS Bygningsservice
  • Naboer orienteres i relevant omfang. 

Under arrangementet (inkl. lige før og umiddelbart efter)

  • Opfølgning på sikkerhedskrav, herunder føres driftsjournal samt logbog
  • Rengøring, oprydning og reetablering af lokalets borde- og stoleopstilling (punkt 4)
  • Lokalet/lokalerne aflåses forsvarligt efter aftale med driftspersonalet

Efter arrangementet

  • Instituttet samt Bygningsservice orienteres, via logbog, omkring hændelser, der måtte afvige fra det normale
  • Eventuelle klager fra øvrige brugere, naboer eller andre vedlægges eller beskrives i logbogen. En klage betragtes som en afvigelse   

     

2. Sikkerhed og myndighedsgodkendelser

Alkoholbevilling: Ved et åbent arrangement, hvor der sælges alkohol, skal der foreligge en gyldig alkoholbevilling. Et åbent arrangement er defineret ved et arrangement, hvor der foregår en form betaling mellem arrangørende enhed og deltager. Ved et lukket arrangement er alle deltagernavne kendt på forhånd, og dørene er låst eller der er indsat vagtpersonale. Der opkræves ikke betaling af nogen art. Det er arrangørens ansvar at indhente alkoholbevilling i relevant omfang.   

Driftsjournal: Ved arrangementer med 150 personer eller derover, skal der udfyldes en driftsjournal. Denne kan hentes på Aarhus Brandvæsens hjemmeside: http://www.aarhusbrandvaesen.dk/files/dokumenter/driftsjournal_forsam_150.pdf

AU Beredskab: Yderligere information omkring beredskab på Aarhus Universitet findes her: http://www.au.dk/beredskab/. Arrangøren opfordres desuden til at hente appen AU Evacuate: http://studerende.au.dk/beredskab/au-evacuate-app/.

3. AV-udstyr

Ved behov for AV-udstyr i forbindelse med arrangementer henvises til den lokale IT-support.  

4. Bygningsdrift og rengøring

Bygningsservice har ansvaret for, at der er driftspersonale til stede ved fester og arrangementer, hvor det, ud fra et sikkerhedsmæssigt perspektiv, vurderes nødvendigt.

Rengøring
Det er arrangørens ansvar at aflevere samtlige af de arrangementsberørte lokaler opryddede og grovrengjort eller efter aftale med rengøringslederen.   

Reetablering af borde- og stoleopstilling
Såfremt der ønskes en anden opstilling af stole og borde end det ønskede lokales standardopstilling, er det arrangørens ansvar, at:

Hjælp kan hentes hos den lokale Bygningsdrift.

5. Booking

Alle arrangementer og fester med undtagelse af de almindelige og forhåndsgodkendte fredagsbarer (se retningslinjerne) skal godkendes via den digitale formular. Ved behov for et stort antal lokaler, kan lokalebehovet evt. beskrives i formularfeltet: ”Beskrivelse af arrangement”. Ved ønsker om arrangementer på udeareal i Universitetsparken skal arrangementet endvidere godkendes af Heidi Andersen ved AU Bygninger (hga@au.dk).  

Et arrangement bookes og godkendes via en digital formular. Som udgangspunkt er det altid den arrangementsansvarlige, der booker arrangementet. I de enkeltstående tilfælde hvor booker og arrangementsansvarlige ikke er den samme person, tilføjes navn og kontaktoplysninger på den arrangementsansvarlige i fritekstfeltet. Hvis den arrangementsansvarlige ikke er udpeget, når arrangementet bookes, eftersendes navn og kontaktoplysninger på vedkommende til instituttet eller Bygningsservice (via funktionsmail eller AU-studiemail), som skriver oplysningerne ind i formularen. Såfremt instituttet og Bygningsservice ikke modtager navn og kontaktoplysninger på den arrangementsansvarlige, vil denne rolle automatisk tillægges foreningens formand

Arrangementet er først godkendt, når arrangøren modtager en bekræftelse herpå. I semesterperioden kan der forventes svar inden for 8 hverdage, mens der i juli samt mellem jul og nytår kan gå længere tid. Ved ”send” sendes formularen automatisk til det respektive institut, Bygningsservice og StudiePlan til godkendelse. Det er vigtigt, at alle feltet udfyldes korrekt, da en mangelfuld eller ufyldestgørende formular vil blive afvist. 

Et arrangement kan bookes 6-12 måneder i forvejen. Lokalebookinger for forårsarrangementer starter i august, mens efterårsbookingerne typisk åbnes i marts. Undervisning og eksamen kommer som udgangspunkt forud for et arrangement.