Uddybende oplysninger om behandling af personoplysninger

Formålene med behandlingen af dine personoplysninger

Aarhus Universitet behandler personoplysninger om dig i relation til din optagelse, din indskrivning til uddannelse ved Aarhus Universitet og dit studieforløb.

Aarhus Universitets behandling af dine personoplysninger sker som følge af den retlige forpligtelse og den myndighedsudøvelse, som universitetet er pålagt i forbindelse med udbud af universitetsuddannelser, indskrivning af studerende og administration af deres studieforløb ved universitetet.

Universitetets myndighedsopgaver er fastsat i universitetsloven og i ministeriernes uddannelsesbekendtgørelser, bekendtgørelser om adgang og optagelse, eksamen, revisions- og tilskudsbekendtgørelsen m.fl.

Behandlingen af personoplysninger finder således sted inden for rammerne af bestemmelserne i Databeskyttelsesforordningens artikel 6. Hvad angår videregivelse af oplysninger om dit studieforløb til SU Styrelsen desuden i medfør af artiklerne 9, 10.

Kategorier af personoplysninger

Aarhus Universitet behandler følgende kategorier af personoplysninger om dig

  • CPR nr. der bruges som entydig identifikation
  • Almindelige personoplysninger (fx navn, adresse, eksamen, eksamensforsøg og –karakterer, merit o.l.)
  • I forbindelse med sagsbehandling af fx dispensationsansøgninger kan det forekomme, at også kategorien følsomme oplysninger som fx helbredsoplysninger og lignende behandles.     

Personoplysninger behandles fortroligt med mindre lovgivning fastsætter andet.

Modtagere eller kategorier af modtagere

Aarhus Universitet videregiver eller overlader dine personoplysninger til:

  • Offentlige myndigheder der har lovgivningsmæssigt krav på videregivelse til dem (som fx SU Styrelsen, Udlændingestyrelsen, Politiet og i tilfælde af retlig forpligtelse til at videregive studiedata til statistiske formål som fx til Danmarks Statistik).
  • Databehandlere som universitetet har indgået en databehandleraftale med.
  • Partneruniversiteter i forbindelse med ansøgning om og afvikling af studieophold ved udenlandske universiteter som led i udveksling. 
  • Kliniksted(er) i forbindelse med evt. kommende klinikophold, som led i din uddannelse.
  • Private eller offentlige arbejdspladser i forbindelse med kommende praktikophold, som led i din uddannelse.

Modtagere i tredjelande, herunder internationale organisationer

Hvis du senere i dit studieforløb måtte søge udvekslingsstudieophold uden for EU og EØS vil Aarhus Universitet videregive personoplysninger til det universitet, som du skal på udveksling til.

Aarhus Universitet sikrer, at det er lovligt at overføre personoplysninger til det pågældende land, og at modtageren af dine oplysninger overholder persondataforordningens krav vedr. overførsel af personoplysninger til tredjelande.

Opbevaring af personoplysninger

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe der er et sagligt formål, dvs. så længe det er nødvendigt i forhold til din indskrivning og uddannelse ved Aarhus Universitet samt dokumentation heraf.

Opbevaring af dine personoplysninger, som universitetet via lovgivning ikke er forpligtet til at opbevare i længere tid, slettes senest 5 år efter ophør af din indskrivning. I medfør af eksamensbekendtgørelsen opbevares dit CPR nr., oplysninger om din indskrivningsperiode og eksamensresultater i 30 år, hvorefter de arkiveres hos Rigsarkivet/Landsarkivet.

Personoplysningerne opbevares i sikre systemer, dvs. i Aarhus Universitets elektroniske sagsbehandlingssystem/journalsystem og i fagsystemerne, dvs. det studieadministrative system STADS og eksamenssystemer samt e-læringssystemer m.v.

Hvor stammer dine personoplysninger fra

Oplysningerne om dig stammer fra den Koordinerede Tilmelding (KOT) i forbindelse med din ansøgning om optagelse, fra SU Styrelsen vedrørende SU, fra dine eventuelle henvendelser til Aarhus Universitet vedr. dispensation o.l. samt fra de data, som du genererer gennem dit studieforløb (fx tilmelding til eksamen, eksamensaflæggelse, eksamensresultater, merit, eventuelle dispensationsansøgninger, eventuelle klagesager m.v.)

Automatiske afgørelser, herunder profilering

En automatisk afgørelse er en afgørelse, som er truffet rent maskinelt uden nogen medarbejder ved universitetet har forholdt sig til den. Aarhus Universitet anvender ikke automatiske afgørelser.

Ret til berigtigelse, sletning, begrænsning og indsigelse

Her kan du læse om din ret til berigtigelse, sletning, begrænsning og indsigelse. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder skal du kontakte Aarhus Universitet, se kontaktoplysningerne i vores svarbrev til dig.

Ret til berigtigelse: Aarhus Universitets oplysninger om dig skal være korrekte. Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet. Universitetet er som offentlig myndighed forpligtet til at kunne dokumentere, hvad vi foretager os i forhold til behandlingen af dine personoplysninger. Eventuelle rettelser vil derfor ske ved, at der vedlægges et supplerende notat med de korrekte oplysninger i din sag.

Ret til sletning: I visse tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for den generelle sletning indtræffer. Du skal være opmærksom på, at Aarhus Universitet er en offentlig myndighed, og at vi derfor er forpligtet til at kunne dokumentere grundlaget for de afgørelser, der er truffet. Aarhus Universitet har derfor meget begrænsede muligheder for at slette personoplysninger, der har indgået i eller fortsat indgår i behandling, der udføres som led i Universitetets varetagelse af myndighedsopgaver, herunder studieadministration.

Ret til begrænsning af behandling: Du har i helt specielle situationer og under særlige betingelser ret til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne, bortset fra opbevaring, med dit samtykke, eller med henblik på, at retskrav kan fastlægges eller gøres gældende eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsmæssige interesser.

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod Aarhus Universitets ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om den registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.