Behandling af personoplysninger ifm. opgaver og speciale

Sådan overholder du reglerne, når du indsamler og behandler personoplysninger

Hvis du selv indsamler personoplysninger, fx fra forsøgspersoner eller via et spørgeskema, til brug i en opgave/et speciale, er du ansvarlig for de indsamlede oplysninger. Det betyder, at det er dit ansvar:

1. at indhente samtykke fra de deltagende personer
2. at overholde de registreredes rettigheder
3. at opbevare de indsamlede data sikkerhedsmæssigt forsvarligt
4. at beskrive formålet med behandlingen i en fortegnelse.

1. Indhent samtykke fra de deltagende personer 

Hvis du selv indsamler data om andre mennesker, skal du have skriftligt samtykke til at bruge og evt. videregive de informationer, som du får. Du får skriftligt samtykke ved at bede alle involverede om at underskrive en samtykkeblanket. Når du har en underskrevet samtykkeerklæring sikrer du dig, at den/de omhandlende person(er) er enige i den aftalte brug af oplysningerne. 

Du må ikke indsamle, behandle eller videregive personoplysninger, før samtykkeerklæringen, er skrevet under. Du skal udlevere en kopi af samtykkeerklæringen til den person, som har skrevet under. 

Find en skabelon til samtykkeerklæring  

2. Overhold de registreredes rettigheder

Find information om de registreredes rettigheder

3. Opbevar de indsamlede data sikkerhedsmæssigt forsvarligt

Det er dit eget ansvar, at de data du arbejder med, bliver opbevaret sikkert. Du skal altid slette personoplysninger, når du ikke har brug for den længere til en opgave/et speciale. Helt konkret betyder det, at du skal slette personoplysninger, når din opgave/speciale er bedømt, og klagefristen er udløbet. 

Du kan opbevare data sikkert ved at bruge OneDrive, som Aarhus Universitet stiller til rådighed for alle studerende. Det er også her du kan opbevare udfyldte blanketter, samtykkeerklæringer og kontrakter. Oplysninger opbevaret i OneDrive skal være pseudonymiserede eller anonymiserede, når der er tale om personhenførbare data (fortrolig eller følsom data.)

Læs mere om klassifikation af data

Har du yderligere spørgsmål til opbevaring eller behandling af data, kan du kontakte studieleder på det relevante institut eller fakultet.

4. Beskriv formålet med behandlingen i en fortegnelse

Når du er dataansvarlig har du pligt til at beskrive, hvilke personoplysninger du indsamler, og hvilket formål du indsamler personoplysningerne til. Det skal stå i et dokument, som hedder en fortegnelse over behandlingsaktiviteter. 

Når du har lavet fortegnelsen, skal du opbevare den i elektronisk form. Du kan få brug for fortegnelsen, hvis Datatilsynet kontrollerer Aarhus Universitet for at se, om vi overholder persondatareglerne. 

Find skabelon til fortegnelse

Brug af forskningsdata i en opgave/et speciale 

Inden for nogle bestemte rammer må du gerne arbejde med personoplysninger, som du modtager fra en forsker til brug i en opgave/et speciale.

Det er kun lovligt for en forsker, at give dig adgang til personoplysninger fra et forskningsprojekt i 3 situationer:

1. Hvis de pågældende personoplysninger er anonyme.
   Personoplysninger er anonyme, når forskeren har slettet den såkaldte nøgle, som forbinder den enkelte person med konkrete oplysninger. Det sker oftest først 5 år efter, at et forskningsprojekt er afsluttet.
2. Hvis forskeren har fået samtykke fra deltagerne i et projekt til at bruge personoplysninger i undervisningen. 
   I dette tilfælde skal du indgå en aftale om videregivelse af personoplysninger med den projektansvarlige. Læs mere om videregivelse af personoplysninger.
3. Hvis din vejleder bekræfter, at du behandler personoplysninger til et videnskabeligt forskningsformål. Du skal få din vejleder til at underskrive en blanket, der bekræfter, at du udfører videnskabeligt arbejde.  

Grupperarbejde og personoplysninger

Hvis I indsamler og behandler personoplysninger til en gruppeopgave eller en rapport/et speciale, hvor I samarbejder 2 eller flere studerende, skal I lave en aftale om fælles dataansvar. 

Aftalen om fælles dataansvar betyder, at alle i gruppen har ansvaret for de personoplysninger, som er indsamlet til brug for besvarelsen af opgaven/rapporten/specialet. 

Find skabelon til blanket om fælles dataansvar. 

Lånt udstyr

Hvis du låner elektronisk udstyr af Aarhus Universitet til interview eller andet i forbindelse med en opgave eller speciale, er du selv ansvarlig for indholdet. Det betyder, at de optagelser (og andet indhold på udstyret) du laver, skal slettes fra det lånte udstyr efter brug, og at indholdet skal opbevares sikkert herefter. 

Fortrolighed i forhold til studerendes erhvervssamarbejde som led i studiet

Når en studerende, som led i studiet deltager i et samarbejde med en part uden for Aarhus Universitet (altså en tredjepart), vil gengive denne parts fortrolige information/erhvervshemmeligheder til eksamen eller i en skriftlig afhandling (speciale), skal der indgås en aftale herom mellem Aarhus Universitet, den studerende og tredjeparten. Læs mere.    

Er du tilknyttet et forskningsprojekt som studentermedhjælper?

Hvis du er ansat som studentermedhjælper på Aarhus Universitet og i den forbindelse tilknyttet et forskningsprojekt, er du forpligtet til at behandle personoplysninger fortroligt. Det vil sige, at du ikke må vise eller sende oplysningerne videre til andre eller opbevare dem på din computer, når du ikke længere er tilknyttet forskningsprojektet. 

Når du er ansat som studentermedhjælper skal du overholde Aarhus Universitets informationssikkerhedspolitik og -regler.