Som tutorer skal I indordne jer under samme rammer og regler for GDPR (persondata) som øvrige ansatte på AU, hvilket betyder, at I skal behandle informationer og billeder på en GDPR-sikker måde. Det er ikke nødvendigvis så slemt som det lyder, men I skal i hvert fald sørge for tre ting:
- Få altid samtykke (find samtykkeerklæring på www.au.dk/gdpr), hvis I bruger billeder på web, sociale medier eller åbne drev, hvor folks ansigter er tydeligt genkendelige, dvs. 'portrætbilleder', hvorimod 'situationsbilleder' frit kan bruges uden samtykke. Læs om de forskellige billedtyper her. Tag/brug generelt kun relevante billeder.
- Slet al persondata (se definition af persondata i GDPR for webredaktører), når det ikke længere er relevant, på jeres mail, drev og andre steder. I kan få sikre drev ved at lave en samarbejdsaftale. Kontakt Kamilla Søndergaard Jessen for at aftale nærmere om at få jeres eget sikre drev.
- Brug jeres AU-funktionspostkasse, når I laver tutorarbejde (dog ikke nødvendigvis jeres interne koordineringsarbejde).
På www.au.dk/gdpr findes der et væld af retningslinjer og gode råd, og i GDPR for webredaktører findes små oversigter og guidelines til for eksempel publicering af billeder (pdf’en er dog målrettet fastansatte, så der er også en del info, der ikke er relevant for jer).
Her finder I retningslinjer for universitetets brug af sociale medier ift. GDPR
Se mere på medarbejdere.au.dk/informationssikkerhed/databeskyttelse/saerligt-om-administration/saerligt-til-kommunikationsmedarbejdere.
Husk at kontakte studiestart.nat-tech@au.dk, når der er ændringer til, hvem hos jer, der skal have adgang til jeres funktionspostkasse.
- Skriv navn og AUID på de medlemmer, der skal have adgang til jeres postkasse
- Fortæl også gerne, hvilke adgange, der skal lukkes
- Vi i studiestart sætter gang i processen, og de nyoprettede modtager en IT-mail. Nu kan de logge på deres AU-medarbejdermail (vejledning i den fremsendte IT-mail).
- IT-afdelingen kontaktes og de nyoprettede får derefter adgang til tutorpostkassen.
- Studiestart giver besked til funktionspostkassen om, at de nyoprettede nu kan tage adgang.
- Sådan tager nyoprettede brugere adgang til funktionspostkassen:
Log på webmailen
Vælg "åben anden postkasse" via jeres profil øverst til højre.
Se en vejledning her - Indstil tidszonen i Indstillinger og dernæst kalender. Vælg: (UTC+01:00) København, Oslo, Madrid, Stockholm
Kontakt Nat-Tech IT, hvis I oplever problemer med at tilgå funktionspostkassen.
Alle tutorer har mulighed for at kontakte Dansk Krisekorps på samme vilkår som øvrige AU-ansatte.
Det vil sige, at I som tutorer kan få rådgivning/hjælp af en psykolog, hvis I har oplevet ubehagelige episoder eller problemstillinger, der knytter sig til rollen/arbejdet som tutor.
Dansk Krisekorps kan kontaktes på telefon 7022 7612 (9-15 på hverdage) eller 7022 7610 (akut).
I første omgang får man en indledende samtale, og efterfølgende bliver man kontaktet af en psykolog fra Dansk Krisekorps. Ved henvendelse skal man oplyse sit institut og fakultet.