Som tutorer skal I indordne jer under samme rammer og regler for GDPR (persondata) som øvrige ansatte på AU, hvilket betyder, at I skal behandle informationer og billeder på en GDPR-sikker måde. Det er ikke nødvendigvis så slemt som det lyder, men I skal i hvert fald sørge for tre ting:
- Få altid samtykke (find samtykkeerklæring på www.au.dk/gdpr), hvis I bruger billeder på web, sociale medier eller åbne drev, hvor folks ansigter er tydeligt genkendelige, dvs. 'portrætbilleder', hvorimod 'situationsbilleder' frit kan bruges uden samtykke. Tag/brug generelt kun relevante billeder.
- Slet al persondata (se definition af persondata i GDPR for webredaktører), når det ikke længere er relevant, på jeres mail, drev og andre steder.
- Brug jeres AU-funktionspostkasse, når I laver tutorarbejde (dog ikke nødvendigvis jeres interne koordineringsarbejde).
Husk at kontakte studiestart.nat-tech@au.dk, når der er ændringer til, hvem hos jer, der skal have adgang til jeres funktionspostkasse.
- Skriv navn og AUID på de medlemmer, der skal have adgang til jeres postkasse
- Fortæl også gerne, hvilke adgange, der skal lukkes
- Vi i studiestart sætter gang i processen, og de nyoprettede modtager en IT-mail. Nu kan de logge på deres AU-medarbejdermail (vejledning i den fremsendte IT-mail).
- IT-afdelingen kontaktes og de nyoprettede får derefter adgang til tutorpostkassen.
- Studiestart giver besked til funktionspostkassen om, at de nyoprettede nu kan tage adgang.
- Sådan tager nyoprettede brugere adgang til funktionspostkassen:
Log på webmailen
Vælg "åben anden postkasse" via jeres profil øverst til højre.
Se en vejledning her - Indstil tidszonen i Indstillinger og dernæst kalender. Vælg: (UTC+01:00) København, Oslo, Madrid, Stockholm
Kontakt Nat-Tech IT, hvis I oplever problemer med at tilgå funktionspostkassen.