Videndeling og praktisk info

GDPR (persondata)

Som tutorer skal I indordne jer under samme rammer og regler for GDPR (persondata) som øvrige ansatte på AU, hvilket betyder, at I skal behandle informationer og billeder på en GDPR-sikker måde. Det er ikke nødvendigvis så slemt som det lyder, men I skal i hvert fald sørge for tre ting:

  1. Få altid samtykke (find samtykkeerklæring på www.au.dk/gdpr), hvis I bruger billeder på web, sociale medier eller åbne drev, hvor folks ansigter er tydeligt genkendelige, dvs. 'portrætbilleder', hvorimod 'situationsbilleder' frit kan bruges uden samtykke. Læs om de forskellige billedtyper her. Tag/brug generelt kun relevante billeder.
  2. Slet al persondata (se definition af persondata i GDPR for webredaktører), når det ikke længere er relevant, på jeres mail, drev og andre steder. 
  3. Brug jeres AU-funktionspostkasse, når I laver tutorarbejde (dog ikke nødvendigvis jeres interne koordineringsarbejde).

Funktionspostkasse

Husk at kontakte studiestart.nat-tech@au.dk, når der er ændringer til, hvem hos jer, der skal have adgang til jeres funktionspostkasse.  

  • Skriv navn og AUID på de medlemmer, der skal have adgang til jeres postkasse
  • Fortæl også gerne, hvilke adgange, der skal lukkes
  • Vi i studiestart sætter gang i processen, og de nyoprettede modtager en IT-mail. Nu kan de logge på deres AU-medarbejdermail (vejledning i den fremsendte IT-mail). 
  • IT-afdelingen kontaktes og de nyoprettede får derefter adgang til tutorpostkassen. 
  • Studiestart giver besked til funktionspostkassen om, at de nyoprettede nu kan tage adgang. 
  • Sådan tager nyoprettede brugere adgang til funktionspostkassen: 
    Log på webmailen
    Vælg "åben anden postkasse" via jeres profil øverst til højre. 
    Se en vejledning her
  • Indstil tidszonen i Indstillinger og dernæst kalender. Vælg: (UTC+01:00) København, Oslo, Madrid, Stockholm 

Kontakt Nat-Tech IT, hvis I oplever problemer med at tilgå funktionspostkassen.