Fortrolighed i forhold til studerendes erhvervssamarbejde som led i studiet

Når en studerende, som led i studiet deltager i et samarbejde med en part uden for Aarhus Universitet (altså en tredjepart), vil gengive denne parts fortrolige information/erhvervshemmeligheder til eksamen eller i en skriftlig afhandling (speciale), skal der indgås en aftale herom mellem Aarhus Universitet, den studerende og tredjeparten. Det følger af eksamensbekendtgørelsen.

Afhandlingen kan indeholde informationer den studerende har modtaget som led i samarbejdet med virksomheden. Det kan være informationer af fortrolig karakter, og som tilhører virksomheden.  Såfremt afhandlingen indleveres til bedømmelse, vil bedømmelsen skulle ske i overensstemmelse med eksamensbekendtgørelses regler. Selve bedømmelsen af afhandlingen bliver en forvaltningsakt, og afhandlingen, bedømmelsen samt bedømmelsesgrundlaget mv. (vejleders arbejde under vejledningsprocessen, vejleder- og censors øvrige materiale og drøftelser) kan i overensstemmelse med offentligheds- og forvaltningslovens regler være genstand for aktindsigt.

Eksamen for åbne eller lukkede døre

En mundtlig eksamen, hvor den studerende skal forsvare sin afhandling, vil som udgangspunkt være offentlig tilgængelig. Censor og eksaminator er underlagt tavshedspligt iht. forvaltningslovens regler. Men en tilhører er ikke uden videre underlagt tavshedspligt. Uanset censor og eksaminator er underlagt sådan generel tavshedspligt, vil den studerendes blotte fremførelse af informationer og resultater hidrørende fra samarbejdet under eksaminationen (med eller uden tilhørere) kunne være en krænkelse af virksomhedens rettigheder i medfør af b.la. lovgivningen om hemmeligholdelse af forretningshemmeligheder.  

Der kan derfor være behov for, at eksamen helt eller delvist skal afholdes for lukkede døre, samt behov for en aftale mellem parterne der sikrer, at den studerende gerne må videregive virksomhedens/tredjepartens informationer. Såfremt der er tilhørere til stede, kan der være behov for at pålægge disse samme grad af fortrolighed som den studerende gennem en skriftlig fortrolighedsaftale.

Fortroligheds- og rettighedsaftale

Eksamensbekendtgørelsens § 45 indeholder en regel om, at der skal indgås en aftale mellem den studerende, virksomheden og universitetet, såfremt der er behov for at anvende resultater mv. fra samarbejdet/prøveforløbet herunder offentliggørelse af tredjepartens forhold.

Dvs. der skal være en aftale om førnævnte brug af resultater, frembringelser, opfindelser og lignende, samt offentliggørelse af informationer. 

Uden aftale vil udgangspunktet ellers være, at den part, der frembringer resultater, frembringelser, opfindelser og lignende, har ejerskabet til det frembragte. Ejerskab indebærer i mange henseender en eneret for frembringeren til at disponere (bruge, videregive, hemmeligholde og lignende) over det frembragte.
Erhvervssamarbejde og Teknologioverførsel på Aarhus Universitet har udarbejdet et forslag til en fortrolighedsaftale, der beskriver parternes muligheder for- og begrænsninger i adgangen til at offentliggøre - og anvende hinandens informationer, resultater mv. Der skal gøres opmærksom på, at alle tre parter (den studerende, tredjeparten (virksomhed) og universitet) skal være parter i sådan aftale nævnt i eksamensbekendtgørelsens § 45. 

Denne aftaletekst fastlægger bl.a. omfanget af fortrolighed samt opstiller muligheden for, at virksomheden kan screene den studerendes udkast til skriftlig afhandling. Desuden opstiller aftaleteksten procedurer for at sikre den studerendes mulighed for at gengive ellers fortrolighedsbelagte oplysninger i afhandling og til mundtlig eksamen. Herudover angiver aftaleteksten virksomhedens muligheder for at anvende resultater mv, såfremt disse ikke nyder immaterialretlig beskyttelse.
Parterne er ikke tvunget til at anvende den nævnte aftaletekst. Men teksten kan være et nyttigt redskab for at parterne kan agere i et ellers farefuldt farvand, hvor risikoen for krænkelse af andres rettigheder lurer. Den studerende er en selvstændig part i relation til samarbejde med en virksomhed. Erhvervssamarbejde og Teknologioverførsel på Aarhus Universitet kan ikke rådgive – eller repræsentere den studerende under forhandling af sådanne aftaler. Såfremt en studerende har behov for konkret juridisk rådgivning og repræsentation under sådanne forhandlinger, må vedkommende således selv søge egen juridisk rådgiver/repræsentant.

1445933 / i40