Studerende samarbejder ofte med virksomheder og organisationer i forbindelse med større opgaver, som specialer, afhandlinger og projekter – i det følgende for nemheds skyld kaldt ’opgaver’. I eksamensbekendtgørelsen fremgår det blandt andet, at det aftales mellem den studerende, universitetet og tredjeparten i hvilket omfang tredjepartens oplysninger må anvendes. En aftale om fortrolighed sikrer dermed tredjeparten mod, at oplysninger om interne virksomhedsforhold ikke kommer ud til uvedkommende. Forretningshemmeligheder beskyttes desuden i henhold til lovgivningen om forretningshemmeligheder.
I forbindelse med den studerendes arbejde med en opgave, har AU-vejlederen, evt. censor og øvrige personer på Aarhus Universitet (sekretærer og øvrige administrative medarbejdere) tavshedspligt i henhold til forvaltningsloven. Det er værd at bemærke, at også informationer som tilflyder vejlederen under vejledningsprocessen er tavshedsbelagte i henhold til forvaltningslovens regler.
Der vil ikke af AU blive distribueret eksemplarer til andre, med mindre den studerende fx stiller opgaven til udlån via AU-biblioteker, eller hvis lovgivningen i øvrigt tilsiger, at der skal ske videregivelse (fx ved en imødekommet begæring af aktindsigt).
I en evt. ankesag i forbindelse med en eksamensklage vil opgaver være tilgængelig for samtlige medlemmer af ankenævnet, og disse vil alle være omfattet af tavshedspligten, jf. forvaltningsloven.
En fortrolighedserklæring er således primært til for at regulere den studerendes adfærd overfor virksomheden eller organisationen, ved at forpligte den studerende til at behandle alt hvad denne måtte få adgang til med fortrolighed. Hvis den aftale findes acceptabel af AU vil den kunne underskrives af AU, og opgaven vil skulle mærkes ’Fortrolig’. Det sker på forsiden af afhandlingen/projektrapporten og skal ydermere vælges af den studerende i WISEflow, for opgaver der skal afleveres elektronisk.
Vejleder/eksaminator sikrer, jf. eksamensbekendtgørelsen, at den evt. tilhørende mundtlige eksamination er lukket for tilhørere.
Den studerende har mulighed for ikke at give sit samtykke til tilgængeliggørelse via biblioteket, hvorfor afhandlingen/projektrapporten ikke vil være tilgængelig for gennemlæsning og/eller udlån.
Der kan udarbejdes en aftale om fortrolighed (fortrolighedsaftale) mellem virksomheden/organisationen, AU og den studerende til opfyldelse af eksamensbekendtgørelsens krav om aftale, hvis virksomheden/organisationen stiller krav om dette. Som en hjælp har AU udarbejdet en standardfortrolighedsaftale, som bør benyttes.Hvis der indgås en fortrolighedsaftale er det den studerendes ansvar, at den indgås og underskrives i god tid inden afleveringsfrist af en opgave.
Standardfortrolighedsaftalen kan findes her (de to nederste på siden på hhv. engelsk og dansk).
Der er følgende procedure når standardfortrolighedsaftalen benyttes:
Bemærk, at hvis der ændres i standardfortrolighedsaftalen skal aftalen godkendes hos TTO. Dette vil ofte medføre, at processen omkring indgåelse af en fortrolighedsaftale tager væsentligt længere tid, end når standardfortrolighedsaftalen benyttes. Der opfordres derfor til så vidt muligt at benytte standardfortrolighedsaftalen.
Hvis en virksomhed stiller krav herom, skal der i stedet benyttes en Virksomhedsspecifik fortrolighedsaftale. Denne skal godkendes af TTO (tto@au.dk) på vegne af AU. Vejlederen skal, via sin AU-mail, sende denne aftale til TTO, når den er underskrevet.
Der er følgende procedure ved Virksomhedsspecifikke fortrolighedsaftaler:
Det er vigtigt at understrege, at den studerende selv skal gøre sig bekendt med indholdet af aftalen – den studerende skal være den, der overholder aftalen. Hvis den studerende har brug for rådgivning om aftalens indhold og/eller brug for at forhandle aftalens vilkår, må den studerende søge egen rådgiver hertil. AU kan ikke rådgive studerende nærmere om aftalen og kan ej heller forhandle på den studerendes vegne.
Følgende studieledere kan underskrive fortrolighedsaftalen (standardkontrakten samt virksomhedsspecifikke aftaler, hvor der ikke afgives AU eller vejlederrettigheder):
Cand.merc., cand.merc.aud. og cand.soc.
HA/BSc og Erhvervsøkonomi med tilvalg/BA(soc)