Fortrolige specialer og projekter
Studerende samarbejder ofte med virksomheder og organisationer i forbindelse med større opgaver, som bachelorprojekt, projektorienteret forløb og speciale – i det følgende kaldet for ’opgaver’. Der kan i den forbindelse være behov for en fortrolighedsaftale, hvis der stilles krav om det fra virksomheden/organisationen.
Forståelse af krav
Tavshedspligt i forbindelse med opgaver
I forbindelse med de(n) studerendes arbejde med en opgave, har AU-vejlederen, evt. censor og øvrige personer på Aarhus Universitet (sekretærer og øvrige administrative medarbejdere) tavshedspligt i henhold til forvaltningsloven. Det er værd at bemærke, at også informationer, som tilflyder vejlederen under vejledningsprocessen, er tavshedsbelagte i henhold til forvaltningslovens regler.
Der er derfor i udgangspunktet ikke behov for en fortrolighedsaftale, hvis ikke virksomheden/organisationen stiller krav om dette.
AU distribuerer ikke eksemplarer af opgaven til andre, medmindre de(n) studerende stiller opgaven til rådighed for udlån via AU-biblioteker, eller hvis lovgivningen i øvrigt tilsiger, at der skal ske videregivelse (fx ved en imødekommet begæring af aktindsigt).
I en evt. ankesag i forbindelse med en eksamensklage vil opgaver være tilgængelig for samtlige medlemmer af ankenævnet, og disse vil alle være omfattet af tavshedspligten, jf. forvaltningsloven.
Hvis en opgave er fortrolig
Indeholder en opgave fortrolige oplysninger, skal man som studerende ved aflevering af opgaven markere den som ’Fortrolig’. Det sker på forsiden af opgaven og skal også vælges af de(n) studerende i WISEflow, for opgaver der afleveres elektronisk.
De(n) studerende har samtidig også ved aflevering af en afsluttende opgave (bachelorprojekt og speciale) mulighed for ikke at give samtykke til, at opgaven gøres tilgængelig via biblioteket. Hermed vil opgaven ikke være tilgængelig for gennemlæsning og/eller udlån.
For nogle virksomheder/organisationer er det tilstrækkeligt at markere opgaven som fortrolig, mens andre vil bede om en fortrolighedsaftale. Hvis en virksomhed/organisation stiller krav om en fortrolighedsaftale, kan denne indgås mellem de(n) studerende, virksomheden/organisationen og AU. En fortrolighedserklæring er således primært til for at regulere de(n) studerendes adfærd overfor virksomheden/organisationen, ved at forpligte de(n) studerende til at behandle alt hvad denne måtte få adgang til med fortrolighed.
Hvis virksomheden/organisationen ønsker, at der indgås en fortrolighedsaftale, og hvis aftalen findes acceptabel af AU kan den underskrives af AU. Se mere om forskellige typer af fortrolighedsaftaler under næste punkt.
Hvis der indgås en fortrolighedsaftale, sikrer vejleder/eksaminator, jf. eksamensbekendtgørelsen, at en evt. tilhørende mundtlig eksamination er lukket for tilhørere.
Typer af fortrolighedsaftaler
Der kan udarbejdes en aftale om fortrolighed (fortrolighedsaftale) mellem virksomheden/organisationen, AU og de(n) studerende til opfyldelse af eksamensbekendtgørelsens krav om aftale, hvis virksomheden/organisationen stiller krav om dette.
Som udgangspunkt skal AU’s standardfortrolighedsaftale benyttes, men i nogle tilfælde kan det være nødvendigt at benytte en virksomhedsspecifik fortrolighedsaftale.
Hvis der indgås en fortrolighedsaftale, er det de(n) studerendes ansvar, at den indgås og underskrives i god tid inden afleveringsfristen for en opgave.
Standardfortrolighedsaftale
Standardfortrolighedsaftalen kan findes her (den nederste på siden, kaldet "Aftale for studenterprojekter").
Der er følgende procedure, når standardfortrolighedsaftalen benyttes:
- Det er de(n) studerendes opgave at indhente underskrifter af:
- De(n) studerende selv
- De(n) pågældende virksomhed.
- De(n) studerende sender efterfølgende (fra sin AU-mail) standardfortrolighedsaftalen til underskrift hos vejlederen – herved bekræfter vejleder at være bekendt med aftalen.
- Når alle andre underskrifter foreligger, sender vejlederen aftalen til underskrift hos den relevante studieleder (se nedenfor).
- Når fortrolighedsaftalen er underskrevet af alle, skal den relevante studieleder, via sin AU-mail, sende en elektronisk kopi af den fuldt underskrevne aftale til de(n) studerende. Studieleder tilføjer tto@au.dk (Technology Transfer Office, ”TTO”) cc på mailen til de(n) studerende, til arkivering (med reference til eventuelt journalnummer).
Bemærk, hvis der ændres i standardfortrolighedsaftalen skal aftalen godkendes hos TTO. Dette vil ofte medføre, at processen omkring indgåelse af en fortrolighedsaftale tager væsentligt længere tid, end når standardfortrolighedsaftalen benyttes. Der opfordres derfor til så vidt muligt at benytte standardfortrolighedsaftalen.
Virksomhedsspecifik fortrolighedsaftale
Hvis en virksomhed stiller krav herom, kan der i stedet benyttes en virksomhedsspecifik fortrolighedsaftale. Denne skal godkendes af TTO (tto@au.dk) på vegne af AU.
Der er følgende procedure ved virksomhedsspecifikke fortrolighedsaftaler:
- De(n) studerende skal gøre vejleder opmærksom på, at der benyttes en anden aftale end standardfortrolighedsaftalen.
- Vejleder sender fra sin AU-mail aftalen til TTO til forhandling/godkendelse på vegne af AU.
- Efter godkendelse fra TTO er det de(n) studerendes opgave at indhente underskrifter fra:
- De(n) studerende selv.
- Den pågældende virksomhed.
- De(n) studerende sender efterfølgende den virksomhedsspecifikke aftale til underskrift hos vejlederen – herved bekræfter vejleder at være bekendt med aftalen.
- Vejlederen sender aftalen til underskrift hos den relevante studieleder, eller evt. institutlederen, hvis der er behov herfor.
- Når fortrolighedsaftalen er underskrevet af alle, skal den relevante studieleder/evt. institutleder, via sin AU-mail, sende en elektronisk kopi af den fuldt underskrevne aftale til de(n) studerende. Studieleder/evt. institutleder tilføjer tto@au.dk (Technology Transfer Office, ”TTO”) cc på mailen til de(n) studerende, til arkivering (med reference til eventuelt journalnummer).
Det er vigtigt at understrege, at de(n) studerende selv skal gøre sig bekendt med indholdet af aftalen – de(n) studerende skal være den, der overholder aftalen. Hvis de(n) studerende har brug for rådgivning om aftalens indhold og/eller brug for at forhandle aftalens vilkår, må de(n) studerende søge egen rådgiver hertil. AU kan ikke rådgive studerende nærmere om aftalen og kan ej heller forhandle på studerendes vegne.
Uddannelsesansvarlige
Følgende studieledere/uddannelsesansvarlige kan underskrive fortrolighedsaftalen (standardkontrakten samt virksomhedsspecifikke aftaler, hvor der ikke afgives AU eller vejlederrettigheder):
Cand.merc., cand.merc.aud. og cand.soc.
- Lars Esbjerg: cand.merc. og cand.soc.
- Frank Thinggaard: cand.merc.aud.
HA/BSc og Erhvervsøkonomi med tilvalg/BA(soc)
- Charlotte Christiansen: HA/BSc/Erhvervsøkonomi med tilvalg/BA(soc)
- Inger Mørch Hauge: HA/BSc (Herning)
