Fredagsbarer og festforeninger spiller en vigtig rolle for et godt studiemiljø. Aarhus Universitet støtter disse arrangementer ved at stille lokaler til rådighed og give driftsmæssig rådgivning.
En fredagsbar er en forening tilknyttet et eller flere studier. Fredagsbaren har en lokalelåneaftale, som gælder et bestemt lokale. Efter aftale med husrepræsentanten og Arts Bygningsservice kan fredagsbaren afholde bar i lokalet på fredage indenfor tidsrummet kl. 16-02.
En festforening er tilknyttet et eller flere studier som festforeningen arrangerer sociale arrangementer/fester for. Festforeningen skal booke et lokale, udfylde en lokalelåneaftale og søge om lejlighedsbevilling for hvert arrangement. Lokalelåneaftalen skal godkendes af husrepræsentanten og Arts Bygningsservice. Festerne kan afholdes på fredage indenfor tidsrummet kl. 16-02.
Studenterdrevne fester er fester, som ikke arrangeres i fredagsbar- eller festforeningsregi. Den arrangementsansvarlige skal booke et lokale og udfylde en lokalelåneaftale. Lokalelåneaftalen skal godkendes af husrepræsentanten for den bygning, hvor festen afholdes og Arts Bygningsservice. Er der tale om en fest, hvor der er udskænkning af alkohol, skal der søges om lejlighedstilladelse via politiet. Fester kan afholdes på fredage indenfor tidsrummet kl. 16-02.
Overholde AU-regler
Forpersonen skal sikre, at AU's regler for fester og øvrige arrangementer samt Arts' tillæg hertil overholdes.
Bevilling til udskænkning af alkohol
Fødevarestyrelsen
Forpersonen skal undersøge om foreningen er forpligtet til at lade sig registrere ved Fødevarestyrelsen (bemærk at Fødevarestyrelsen også kommer på uanmeldt besøg hos lavrisiko virksomheder, som ikke er forpligtet til at være registreret hos Fødevarestyrelsen - fx fredagsbarer).
Musiklicens
Forpersonen skal undersøge om foreningen er forpligtet til at betale KODA-afgift og i så fald indgå aftale med KODA. Udgiften afholder foreningen selv.
Kommunikation
Brand, evakuering og flugtvejsplaner
Oprydning og rengøring
Særligt for fredagsbarforperson
Hvornår kan fredagsbaren skifte forperson?
Fredagsbaren har mulighed for at skifte forperson to gange årligt - i juni og i december.
Det er vigtigt, at den afgående forperson informerer den nytiltrådte forperson om de ansvarsområder og forpligtelser forpersonen har.
Indsend forpersonsskifteblanket
Den nye og den afgående forperson skal sammen indsende online blanketten "Skift af forperson for fredagsbar". Anmodningen behandles af Arts Bygningsservice og din husrepræsentant, og der er en forventet svartid på op til fem hverdage.
Forpersonen er ansvarlig for, at der i forlængelse af fredagsbaren/festen bliver sendt en mail til artsbyg@au.dk. Mailen skal indeholde information om eventuel afvigelse fra normalen eksempelvis:
Midt i semestret afholder Arts Bygningsservice semestermøder med fredagsbarerne. Arts Bygningsservice indkalder til mødet. Forpersonen er ansvarlig for at sikre, at fredagsbaren er repræsenteret til møderne. På agendaen er:
Festforeninger er velkomne til at deltage i semestermøderne.
Booking af lokale
Fester kan afholdes i studieområder eller kantiner, som I kan reservere ved at skrive til artsbyg@au.dk. Bemærk, at I også skal udfylde og have godkendt en lokalelåneaftale.
Evt. lån af bar
Ønsker I at afholde en fest i et studieområde kontakter I forpersonen for den respektive fredagsbar angående brug af lokalet for at aftale opstilling/tilbagestilling, evt. lån af bar, depot, musikanlæg mv. Kontaktoplysninger på fredagsbarformændene kan I indhente hos Arts Bygningsservice.
Lokalekapacitet
Lokalekapaciteten i nedenstående skema er angivet i forhold til lokalets standardmøbelopstilling.
Reserver lokale
Kontakt Arts Bygningsservice (artsbyg@au.dk) for reservation af studieområde eller Nobelkantine og udfyld en lokalelåneaftale.
Adgangsforhold
Eventuelle ændringer i adgangssystemet på udvalgte døre aftaler den arrangementsansvarlige med det lokale driftspersonale.
Bevillinger og licenser
Forpersonen/arrangøren er ansvarlig for at indhente de nødvendige bevillinger - eksempelvis i forbindelse med salg af alkohol, håndtering af madvarer, støj i forbindelse med udendørsarrangementer og musiklicens. Arrangements udgifter afholdes af foreningen/arrangøren.
Lejlighedsbevillinger skal sendes til Arts Bygningsservice artsbyg@au.dk
Møbelopstilling
Opstilling af borde og stole varetages af foreningen/arrangøren selv. Ved behov for øvrig assistance kan det lokale driftspersonale kontaktes. Foreningen/arrangøren bærer ansvaret for, at flugtvejene altid er frie. Vær opmærksom på den ophængte standardmøbelopstilling ved tilbagestilling af møblement.
IT
Ved behov for IT/AV udstyr kontakter den arrangementsansvarlige Arts IT .
Oprydning og rengøring
Oprydning, rengøring og bortskaffelse af affald skal foretages i umiddelbar forlængelse af festens ophør. Lokalet og omkringliggende fællesarealer, toiletter og udearealer skal stå klar til normal aktivitet lørdag morgen kl. 7.
Rapportering til Arts Bygningsservice
Foreningen/arrangøren rapporterer til Arts Bygningsservice via mail (artsbyg@au.dk) i tilfælde af afvigelser fra normalen - eksempelvis personuheld/-ulykke, tilkald af ambulance, skader på bygning eller anlæg, besøg eller tilkald af myndigheder i forbindelse med afholdelse af arrangementet. Rapporteringen skal ske i umiddelbar forlængelse af festens ophør
Kommende møder
Seneste møder