Hvornår kan arrangementet afholdes?
Arrangementer med bespisning kan afholdes på alle ugens dage indtil kl. 22.00.

Hvad mener vi med bespisning?
Bespisning dækker over organiseret forplejning/middag. Arrangementer, hvor der nydes madpakker og/eller snacks, anses derfor ikke for at være et arrangement med bespisning.

Hvad mener vi med alkoholfri?
Arrangementerne er i udgangspunktet alkoholfrie. Det er dog ok at nyde et glas bobler eller en øl, såfremt det er en naturlig del af arrangementet. Skal der nydes større mængder af alkohol til eller efter middagen tæller arrangementet som en fest og skal afholdes på en fredag (se siden om fredagsbarer og fester).

• Arrangementer med bespisning må ikke afholdes i undervisningslokaler. Her henvises til:

         Aarhus: Kantinen i bygning 1482 eller studieområder.

         Emdrup: Bygning 7220, lokale D170 eller studieområder.

• Liste over studieområder (vær opmærksom på, at studieområder mellem kl. 8-16 benyttes som læsesale og derfor først kan bookes til øvrige aktiviteter efter kl. 16):

Booking af lokale
Du skal kontakte Arts Bygningsservice på artsbyg@au.dk for at booke et studieområde eller kantine.

Lokalelåneaftale
Arrangementer med bespisning (madpakker og snacks ikke inkluderet) kræver en lokalelåneaftale. Du finder et link til lokalelåneaftalen i højre del af denne side.

Adgang til bygningen
Som arrangementsansvarlig skal du kontakte den lokale driftsafdeling og aftale eventuelle ændringer i adgangssystemet på udvalgte døre.

Bevillinger, tilladelser og licenser
Du er ansvarlig for at indhente de nødvendige bevillinger fra myndigheder, eksempelvis i forbindelse med støj i tilfælde af udendørsarrangementer. Eventuelle udgifter i forbindelse med planlægning og gennemførelse af arrangementet afholdes af arrangementsansvarlig (eksempelvis KODA-afgift). 

Oprydning og rengøring
Du skal sikre, at oprydning, rengøring og bortskaffelse af affald bliver foretages i umiddelbar forlængelse af arrangementets ophør. Lokalet og omkringliggende fællesarealer, toiletter og udearealer skal stå klar til normal aktivitet den følgende morgen kl. 7.00.

Rapportering til Arts Bygningsservice
I forlængelse af arrangementets ophør skal du sende en mail til Arts Bygningsservice (artsbyg@au.dk) i tilfælde af afvigelser fra normalen - eksempelvis:

• personuheld/-ulykke
• tilkald af ambulance
• skader på bygning eller anlæg
• besøg eller tilkald af myndigheder i forbindelse med afholdelse af arrangementet

Omstilling af lokalet
Opstilling af borde og stole varetages af arrangørerne selv. Ved behov for øvrig assistance kan du kontakte det lokale driftspersonale. Arrangementsansvarlig bærer ansvaret for, at flugtvejene til enhver tid er frie. Vær opmærksom på den ophængte standardmøbelopstilling ved tilbagestilling af møblement.

IT
Ved behov for IT/AV udstyr kontakter den arrangementsansvarlige Arts IT.