Fredagsbarer, festforeninger og studenterdrevne fester
Fredagsbarer og festforeninger spiller en vigtig rolle for et godt studiemiljø. Aarhus Universitet støtter disse arrangementer ved at stille lokaler til rådighed og give driftsmæssig rådgivning.
Hvad er en fredagsbar?
En fredagsbar er en forening tilknyttet et eller flere studier. Fredagsbaren har en lokalelåneaftale, som gælder et bestemt lokale. Efter aftale med husrepræsentanten og Arts Bygningsservice kan fredagsbaren afholde bar i lokalet på fredage indenfor tidsrummet kl. 16-22 (kl. 02 for lange fredagsbarer).
Hvad er en festforening?
En festforening er tilknyttet et eller flere studier som festforeningen arrangerer sociale arrangementer/fester for. Festforeningen skal booke et lokale, udfylde en lokalelåneaftale og søge om lejlighedsbevilling for hvert arrangement. Lokalelåneaftalen skal godkendes af husrepræsentanten og Arts Bygningsservice. Festerne kan afholdes på fredage indenfor tidsrummet kl. 16-02.
Studenterdrevne fester
Studenterdrevne fester er fester, som ikke arrangeres i fredagsbar- eller festforeningsregi. Den arrangementsansvarlige skal booke et lokale og udfylde en lokalelåneaftale. Lokalelåneaftalen skal godkendes af husrepræsentanten for den bygning, hvor festen afholdes og Arts Bygningsservice. Er der tale om en fest, hvor der er udskænkning af alkohol, skal der søges om lejlighedstilladelse via politiet. Fester kan afholdes på fredage indenfor tidsrummet kl. 16-02.
Særligt for fredagsbarer og festforeninger
Hvordan opretter jeg en fredagsbar/festforening?
- I skal vælge en forperson og udfylde blanketten Skift af forperson fredagsbar/festforening.
- Herefter udfylder forpersonen blanketten Registrering af fredagsbar/festforening og får den og forpersonsblanketten godkendt og underskrevet.
- Ved oprettelse af en fredagsbar skal forpersonen desuden udfylde blanketten Lokalelåneaftale fredagsbar
- Ved oprettelse af fredagsbar skal I ansøge om alkoholbevilling via politiet
Hvad er jeg ansvarlig for som forperson?
Overholde AU-regler
- Forpersonen skal sikre, at AU's regler for fester og øvrige arrangementer samt Arts' tillæg hertil overholdes.
Bevilling til udskænkning af alkohol
- Forpersonen er ansvarlig for, at der foreligger en gyldig alkohol-/lejlighedsbevilling. Fredagsbarernes alkoholbevillinger skal fornyes hvert 8. år eller når fredagsbaren skifter ud i bestyrelsen.
- Alkohol-/lejlighedsbevillinger skal sendes til Arts Bygningsservice artsbyg@au.dk da AU har pligt til at journalisere bevillingerne.
- Af alkoholbevillingen fremgår en godkendt bestyrer. Er bestyreren forhindret i at være tilstede ved fredagsbaren, kan bestyrerrollen uddelegeres til et øvrigt fredagsbarmedlem.
Fødevarestyrelsen
- Forpersonen skal undersøge om foreningen er forpligtet til at lade sig registrere ved Fødevarestyrelsen (bemærk at Fødevarestyrelsen også kommer på uanmeldt besøg hos lavrisiko virksomheder, som ikke er forpligtet til at være registreret hos Fødevarestyrelsen - fx fredagsbarer).
Musiklicens
- Forpersonen skal undersøge om foreningen er forpligtet til at betale KODA-afgift og i så fald indgå aftale med KODA. Udgiften afholder foreningen selv.
Kommunikation
- Forpersonen skal orientere Arts Bygningsservice og husrepræsentanten via forpersonsskifteblanketten, når foreningen skifter forperson.
- Forpersonen skal sikre, at der sker rapportering til artsbyg@au.dk efter endt fredagsbar/fest.
- Den afgående forperson er ansvarlig for at oplære den nye forperson.
Brand, evakuering og flugtvejsplaner
- Ny forperson skal besøge Driften og instrueres i brandreglementet. Flugtveje anvises i det specifikke lokale.
- Forpersonen er ansvarlig for, at evakueringsprocedurer og flugtvejsplaner bliver overholdt (herunder at flugtveje altid holdes frie) og at sikre, at der ikke er flere personer i lokalet, end det er godkendt til.
- Ansvarlig for, at der er mindst én ædruvagt til stede ved alle barer/fester.
- Ansvarlig for at instruere ædruvagt i gældende brand- og flugtvejsplaner.
- Ansvarlig for, at der bliver udfyldt en driftsjournal ved arrangementer afholdt i lokaler med plads til 150 personer eller derover.
Oprydning og rengøring
- Forpersonen skal sikre, at lokalet efterlades i opryddet og rengjort tilstand (jf. skrivelse i rengøringsskab) – opstoling, returpant, glemte sager, alm. rengøring, oprydning (i lokale, i omkringliggende arealer samt på udearealer).
- Forpersonen er ansvarlig for håndteringen af returpant.
Særligt for fredagsbarforperson
- Forpersonen skal udarbejde en semesterplan, som først skal sendes og godkendes af husrepræsentanten, og derefter skal den sendes og godkendes af Arts Bygningsservice. Dette skal gøres forud for hvert semester.
- Semesterplanen skal indsendes til Arts Bygningsservice sammen med den aktuelle alkoholbevilling.
- Forpersonen er ansvarlig for, at der er interne aftaler barerne imellem om rengøring og oprydning af fælles- og udearealer.
- Forpersonen skal sikre, at den aktuelle bestyrelse har adgang til depotet. Én gang årligt skal forpersonen ajourføre barens excelark med den aktuelle bestyrelse og sende arket pr. mail til Arts Bygningsdrift.
- Forpersonen er ansvarlig for at sikre, at baren er repræsenteret på semestermøderne med Arts Bygningsservice.
Når fredagsbaren skifter forperson
Hvornår kan fredagsbaren skifte forperson?
Fredagsbaren har mulighed for at skifte forperson to gange årligt - i juni og i december.
Det er vigtigt, at den afgående forperson informerer den nytiltrådte forperson om de ansvarsområder og forpligtelser forpersonen har.
Indsend forpersonsskifteblanket
Den nye og den afgående forperson skal sammen indsende online blanketten "Skift af forperson for fredagsbar". Anmodningen behandles af Arts Bygningsservice og din husrepræsentant, og der er en forventet svartid på op til fem hverdage.
Adgang til depoter - fredagsbarer i Nobelparken, Kasernen og Katrinebjerg
- Alle fredagsbarer har et excelark med overblik over bestyrelsesmedlemmer, som har adgang til depotet. Det er fredagsbarens eget ansvar, at kunne fremfinde excelarket ved behov samt overlevere arket til ny forperson.
- Alle kortadgange til depotet slettes én gang årligt - den 1/2/xx. Forpersonerne skal derfor ajourføre excelarket med aktuelle bestyrelsesmedlemmer.
- Alle felter i excelarket skal udfyldes og formatet må ikke ændres.
- Excelarket sendes til Ingor Haugaard Skov på mail: tekis@au.dk senest den 15. januar
- Ved løbende udskiftning i bestyrelsen ajourføres excelarket med aktuel bestyrelse samt afgående bestyrelsesmedlemmer. Afkryds hvilke medlemmer, som skal tilføjes og hvilke, som skal slettes. Herefter sendes excelarket til Ingor (tekis@au.dk).
Rapporteringspligt til Arts Bygningsservice
Forpersonen er ansvarlig for, at der i forlængelse af fredagsbaren/festen bliver sendt en mail til artsbyg@au.dk. Mailen skal indeholde information om eventuel afvigelse fra normalen eksempelvis:
- personuheld/ulykke
- tilkald af ambulance
- skader på bygninger eller anlæg
- besøg af myndigheder (fx Fødevarestyrelsen eller Politiet)
- tilkald af myndigheder
Semestermøder
Midt i semestret afholder Arts Bygningsservice semestermøder med fredagsbarerne. Arts Bygningsservice indkalder til mødet. Forpersonen er ansvarlig for at sikre, at fredagsbaren er repræsenteret til møderne. På agendaen er:
- aktuelle problemstillinger/udfordringer
- praktiske forhold
- rengøring og oprydning
- videndeling og succeshistorier
Festforeninger er velkomne til at deltage i semestermøderne.
Særligt for festforeninger og studenterdrevne fester
Hvor kan vi afholde fest?
Booking af lokale
Fester kan afholdes i studieområder eller kantiner, som I kan reservere ved at skrive til artsbyg@au.dk. Bemærk, at I også skal udfylde og have godkendt en lokalelåneaftale.
Evt. lån af bar
Ønsker I at afholde en fest i et studieområde kontakter I forpersonen for den respektive fredagsbar angående brug af lokalet for at aftale opstilling/tilbagestilling, evt. lån af bar, depot, musikanlæg mv. Kontaktoplysninger på fredagsbarformændene kan I indhente hos Arts Bygningsservice.
Lokalekapacitet
Lokalekapaciteten i nedenstående skema er angivet i forhold til lokalets standardmøbelopstilling.
Tjekliste når vi afholder fest
Reserver lokale
Kontakt Arts Bygningsservice (artsbyg@au.dk) for reservation af studieområde eller Nobelkantine og udfyld en lokalelåneaftale.
Adgangsforhold
Eventuelle ændringer i adgangssystemet på udvalgte døre aftaler den arrangementsansvarlige med det lokale driftspersonale.
Bevillinger og licenser
Forpersonen/arrangøren er ansvarlig for at indhente de nødvendige bevillinger - eksempelvis i forbindelse med salg af alkohol, håndtering af madvarer, støj i forbindelse med udendørsarrangementer og musiklicens. Arrangements udgifter afholdes af foreningen/arrangøren.
Lejlighedsbevillinger skal sendes til Arts Bygningsservice artsbyg@au.dk
Møbelopstilling
Opstilling af borde og stole varetages af foreningen/arrangøren selv. Ved behov for øvrig assistance kan det lokale driftspersonale kontaktes. Foreningen/arrangøren bærer ansvaret for, at flugtvejene altid er frie. Vær opmærksom på den ophængte standardmøbelopstilling ved tilbagestilling af møblement.
IT
Ved behov for IT/AV udstyr kontakter den arrangementsansvarlige Arts IT .
Oprydning og rengøring
Oprydning, rengøring og bortskaffelse af affald skal foretages i umiddelbar forlængelse af festens ophør. Lokalet og omkringliggende fællesarealer, toiletter og udearealer skal stå klar til normal aktivitet lørdag morgen kl. 7.
Rapportering til Arts Bygningsservice
Foreningen/arrangøren rapporterer til Arts Bygningsservice via mail (artsbyg@au.dk) i tilfælde af afvigelser fra normalen - eksempelvis personuheld/-ulykke, tilkald af ambulance, skader på bygning eller anlæg, besøg eller tilkald af myndigheder i forbindelse med afholdelse af arrangementet. Rapporteringen skal ske i umiddelbar forlængelse af festens ophør