Fredagsbarer, festforeninger og studenterdrevne fester
Fredagsbarer og festforeninger spiller en vigtig rolle for et godt studiemiljø. Aarhus Universitet støtter disse arrangementer ved at stille lokaler til rådighed og give driftsmæssig rådgivning.
Hvad er en fredagsbar?
En fredagsbar er en forening tilknyttet et eller flere specifikke studier. Fredagsbaren har en lokalelåneaftale på et bestemt lokale, hvor fredagsbaren (efter aftale med Husrepræsentant og Arts Bygningsservice) kan afholde bar på fredage i tidsrummet kl. 16.00-02.00.
Hvad er en festforening?
En festforening er en forening tilknyttet et eller flere specifikke studier for hvem festforeningen arrangerer sociale arrangementer/fester. For hvert arrangement skal et lokale bookes og en lokalelåneaftale godkendes af Husrepræsentant og Arts Bygningsservice. Fester kan afholdes på fredage i tidsrummet 16.00-02.00.
Studenterdrevne fester
Studenterdrevne fester er fester, som ikke arrangeres i fredagsbar- eller festforeningsregi. Her skal bookes et lokale, en lokalelåneaftale skal godkendes af Husrepræsentanten for den bygning, hvor festen afholdes og Arts Bygningsservice. Er der tale om en fest, hvor der er udskænkning af alkohol, skal der søges om lejlighedstilladelse, hvilket gøres ved politiet. Fester kan afholdes på fredage i tidsrummet kl. 16.00-02.00.
Særligt for fredagsbarer og festforeninger
Hvordan opretter jeg en fredagsbar/festforening?
- Ønsker I at opstarte en ny fredagsbar/forening skal I vælge en forperson og udfylde blanketten Skift af forperson fredagsbar/festforening.
- Herefter udfylder forpersonen blanketten Registrering af fredagsbar/festforening og får den og forpersonsblanketten godkendt og underskrevet.
- Ved oprettelse af fredagsbar skal forpersonen desuden udfylde blanketten Lokalelåneaftale fredagsbar.
Det skal du vide som forperson for fredagsbar/festforening
Som forperson for en fredagsbar/festforening er du ansvarlig for:
- at sikre, at AU's reglement for fester og øvrige arrangementer samt Arts' tillæg hertil overholdes
- at sikre, at der foreligger en gyldig alkoholbevilling (knyttet til CVR/forening)
- at undersøge om foreningen er forpligtet til at lade sig registrere ved Fødevarestyrelsen (OBS: Fødevarestyrelsen kommer også på uanmeldt besøg hos lavrisiko virksomheder, som ikke er forpligtet til at være registreret hos Fødevarestyrelsen - fx fredagsbarer)
- at undersøge om foreningen er forpligtet til at betale KODA-afgift (eventuelle udgifter i forbindelse med planlægning og gennemførelse af arrangementer afholdes af foreningen selv)
- at orientere Arts Bygningsservice og Husrepræsentant ved udskiftning i bestyrelsen, herunder skifte af forperson
- at der rapporteres til artsbyg@au efter endt fredagsbar/fest
- at der er minimum én ædruvagt ved alle barer/fester
- at lokalet efterlades i opryddet og rengjort tilstand (jf. skrivelse i rengøringsskab) – opstoling, returpant, glemte sager, alm. rengøring, oprydning (i lokale, i omkringliggende arealer samt på udearealer)
- at ædruvagten sikrer en afsluttende rundering i lokalet og omkringliggende arealer (oprydning og rengøring samt udearealer)
- at evakueringsprocedurer og flugtvejsplaner overholdes (herunder at flugtveje altid holdes frie) og at sikre, at der ikke er flere personer i lokalet, end det er godkendt til. Ansvarlig for at instruere ædruvagt i gældende brand- og flugtvejsplaner
- håndteringen af returpant
- videndelig til ny forperson (reglementer, brand- og flugtvejsregler samt referater fra tidligere evalueringsmøder)
Særligt for fredagsbarforperson
- at udarbejde en semesterplan og få denne godkendt af Husrepræsentant og Arts Bygningsservice forud for hvert semester
- at der foreligger interne aftaler barerne imellem om rengøring og oprydning af fælles- og udearealer
- at rette personer (aktuel bestyrelse) har adgang til depot. Én gang årligt udsender Arts Bygningsservice skema til ajourføring
- at sikre deltagelse på semestermøder (indkaldes af Arts Bygningsservice)
Når fredagsbaren skifter forperson
Fredagsbaren har mulighed for at skifte forperson to gange årligt - i juni og i december. I begyndelsen af hvert semester afholder Arts Bygningsservice introduktionsmøder for nye forpersoner.
Ved skift af forperson i fredagsbaren skal den nye og den afgående forperson i fællesskab udfylde blanketten Registrering af forperson/skifte af forperson.
Blanketten skal underskrives af Husrepræsentant og Arts Bygningsservice. Det er vigtigt, at den afgående forperson informerer den nytiltrådte forperson om de ansvarsområder og forpligtelser forpersonen har.
Adgang til depoter - fredagsbarer
- Alle fredagsbarer har et excelark med overblik over bestyrelsesmedlemmer, som har adgang til depotet. Det er fredagsbarens eget ansvar, at kunne fremfinde excelarket ved behov samt overlevere arket til ny forperson.
- Alle kortadgange til depotet slettes een gang årligt - den 1/2/xx. Forpersonerne skal derfor ajourføre excelarket med aktuelle bestyrelsesmedlemmer.
- OBS alle felter i excelarket skal udfyldes og formatet må ikke ændres.
- Excelarket sendes til Ingor Haugaard Skov på mail: tekis@au.dk senest den 15. januar
- Ved løbende udskiftning i bestyrelsen ajourføres excelarket med aktuel bestyrelse samt afgående bestyrelsesmedlemmer. Afkryds hvilke medlemmer, som skal tilføjes og hvilke, som skal slettes. Herefter sendes excelarket til Ingor (tekis@au.dk).
Rapporteringspligt til Arts Bygningsservice
Forpersonen er ansvarlig for, at der i forlængelse af fredagsbaren/festen rapporteres i en mail til artsbyg@au.dk. Mailen skal indeholde information om eventuel afvigelse fra normalen (eksempelvis ved personuheld/ulykke, tilkald af ambulance, skader på bygninger eller anlæg, besøg af myndigheder (fx Fødevarestyrelsen eller Politiet) eller tilkald af myndigheder).
Semestermøder
Arts Bygningsservice indkalder til halvårlige semestermøder/informationsmøder, hvor afviklingen af fredagsbarerne drøftes med fokus på de praktiske forhold omkring planlægning, efterfølgende rengøring, oprydning mv. Møderne afholdes så vidt muligt midt i semestret. Find referater fra tidligere semestermøder samt dato for næste semestermøde i kolonnen til højre.
Festforeninger er velkomne til at deltage i semestermøderne.
Særligt for festforeninger og studenterdrevne fester
Hvor kan vi afholde fest?
Fester kan afholdes i studieområder eller kantiner, som reserveres ved at skrive til artsbyg@au.dk. Bemærk, at I også skal udfylde og have godkendt en lokalelåneaftale.
Ønsker festforeningen/arrangøren at afholde et arrangement i et studieområde kontakter I forpersonen for den respektive fredagsbar angående brug af lokalet for at aftale opstilling/tilbagestilling, evt. lån af bar, depot mv. Kontaktoplysninger på fredagsbarformændene kan indhentes hos Arts Bygningsservice.
Lokalekapaciteten i nedenstående skema er angivet i forhold til lokalets standardmøbelopstilling.
Tjekliste når vi afholder fest
- I kontakter Arts Bygningsservice mhp. lån af studieområde eller Nobelkantine og udfyldelse af lokalelåneaftale igangsættes
- Eventuelle ændringer i adgangssystemet på udvalgte døre aftales med det lokale driftspersonale
- Forpersonen/arrangøren er ansvarlig for at indhente de nødvendige bevillinger fra myndigheder, eksempelvis i forbindelse med salg af alkohol, håndtering af madvarer og støj i forbindelse med udendørsarrangementer. Eventuelle udgifter i forbindelse med planlægning og gennemførelse af arrangementet afholdes af foreningen/arrangøren (eksempelvis KODA-afgift).
- Opstilling af borde og stole varetages af foreningen/arrangøren selv. Ved behov for øvrig assistance kan det lokale driftspersonale kontaktes. Foreningen/arrangøren bærer ansvaret for, at flugtvejene til enhver tid er frie. Vær opmærksom på den ophængte standardmøbelopstilling ved tilbagestilling af møblement
- Ved behov for IT/AV udstyr kontaktes Arts IT
- Oprydning, rengøring og bortskaffelse af affald skal foretages i umiddelbar forlængelse af festens ophør. Lokalet og omkringliggende fællesarealer, toiletter og udearealer skal stå klar til normal aktivitet lørdag morgen kl. 8.00.
- Foreningen/arrangøren rapporterer til Arts Bygningsservice via mail (artsbyg@au.dk) i tilfælde af afvigelser fra normalen - eksempelvis personuheld/-ulykke, tilkald af ambulance, skader på bygning eller anlæg, besøg eller tilkald af myndigheder i forbindelse med afholdelse af arrangementet. Rapporteringen skal ske i umiddelbar forlængelse af festens ophør