Det er vigtigt, at I sammensætter jeres program for introduktionsugen, så der er en balance mellem faglige, sociale og praktisk elementer. På denne måde kan I bedre tilgodese alle typer af studerende.

Hvad skal mit program indeholde?

Inden I går igang med planlægningen, kan I med fordele overveje, om dele af sidste års program kan genbruges. Se på evalueringen fra sidste år – hvilke elementer fungerede godt, er der noget der skal laves om, er der noget der skal være mere fokus på?

Når I laver jeres program, skal I sikre, at de nye studerende som minimum introduceres til følgende: 

• Fagmiljøets introduktion til uddannelsen, underviserne, undervisningsformater, faglige forventninger, evalueringskultur og første semesters indhold

• Studievejledningen introducerer:
  • til studiets opbygning, fremdrifts- og eksamensregler
  • til Studypedia
  • til gode råd og anbefalinger til samarbejdet i studiegrupper
  • til deres tilbud, kurser, workshop og de specialpædagogiske støttemuligheder
• Relevante IT-systemer
  • mitstudie.au.dk, studieportalen, Brightspace mv.
• Fagområdets og uddannelsernes sociale og faglige liv, herunder de studenterdrevne organisationer og foreninger og eventuelle traditioner
• Instituttets, fakultetets og AU’s organisering og organer - herunder mulighederne for medbestemmelse gennem bestyrelsen, Akademisk Råd, studienævn, uddannelsesnævn og lokale studenterdrevne fagudvalg
• AU Library og de services som tilbydes herigennem
• Introduktion til fremtidsperspektiver og karriereaktiviteter ved Arts Karriere
• Muligheder for studieophold andre steder

Opsætning af program

De nye studerende finder programmet i velkomstpjecen på den enkelte uddannelses studiestartsside. I skal bruge en fælles ARTS-skabelon, når I udarbejder pjecen (se dokumenter) - I må selvfølgelig tilføje sider om emner, som kan være relevant for jeres uddannelse.

De centrale punkter for jer er:

Alkoholpolitik:

• Ingen alkohol til faglige arrangementer og under ingen omstændigheder før kl. 16.

Ingen bygninger og lokaler, ingen introduktionsuge. Det er helt centralt, at I kender til de regler, der er for lån af lokaler, og at I er opmærksomme på, at alle skal hjælpe til, at lokaler og udearealer ser ordentlige ud gennem hele introduktionsugen. Alle har et ansvar i at hjælpe rengøring og drift, så der ikke er mere rengøring eller oprydning, end der plejer. Dette afsnit skal hjælpe til at give et indblik i, hvilke forventninger der er til lån af lokaler, og dermed hjælpe jer til at leve op til forventningerne. Læs mere om forventninger og vigtig information om brugen af lokaler på Bygning service Arts' hjemmeside.

Booking af lokaler

Alle lokaler (inkl. studiemiljøer, kantiner mm.) bliver booket af studiestartskoordinatorerne. Studiestartskoordinatorerne udarbejder ud fra sidste års lokalebehov en lokaleplan for introduktionsuge. Denne lokaleplan sendes til jer. Jeres opgave er at lave et program ud fra de lokaler, hvis der er behov for et ekstra lokale, eller der skal laves en ændring til planen, sendes ønskerne til studiestartskoordinatorerne senest den 22. april.

Lokalelåneaftaler (gælder kun for Nobelparken, Kasernen og Campus København)

Til alle sociale arrangementer efter kl 18 i Nobelparken, på Kasernen og i Emdrup skal I udfylde en lokalelåneaftale. lokalelåneaftalen skal underskrives af en studiestartskoordinator og driftsinspektøren. Aftalen fungerer som et kørekort og skal fremvises under arrangementet/festen. I finder den digitale lokalelåneaftale her. Lokaler efter kl 18 er først booket, når aftalen er godkendt af studiestartskoordinator.

Check-ud af lokaler

I fanen dokumenter findes en liste, som cheftutorer og tutorer skal benytte, når de er helt færdige med at bruge et lokale. Listen er en hjælp til tutorerne, så der er klare forventninger til oprydningen af lokale. Alle lokaler bliver tjekket ud af en medarbejder fra Arts bygningsservice. Hvis en uddannelse har det samme lokale flere dage i træk, skal cheftutoren eller anden repræsentant mødes med Bygningsservice og gennemgå lokalet i fællesskab.

Til informationsmødet med Bygningsservice kommer der mere information om check-ud af lokaler.

Udendørsarealer 

I uge 35 holder andre uddannelser på AU også studiestart/velkomstuge for nye bachelor-, tilvalgs- og kandidatstuderende. Derfor vil der være ekstra mange mennesker på campus – også i Uniparken og andre udendørsarealer. Vis hensyn og vær særligt opmærksom på, at der skal være plads til alle. 

Studiestartskoordinator og cheftutorer har ansvaret for, at studiestarten evalueres. Som cheftutorer har I ansvar for, at de studerende besvarer evalueringen den sidste dag i velkomstugen. Studiestartskoordinatorerne opsætter surveys og udarbejder de evalueringsspørgsmål, der er fælles for hele Arts. Som cheftutorer får I (sammen med jeres afdelingsleder) mulighed for at definere spørgsmål, der kun er målrettet jeres studerende, og som omhandler aktiviteterne i jeres velkomstprogram. I vil på mail modtage yderligere information om, hvad jeres rolle er i forhold til evaluering.

Tutorerne bærer et stort ansvar for at fremme tolerancen overfor og inkludere alle studerende i studiestartens aktiviteter. Derfor er det vigtigt, at alle tutorer arbejder ud fra samme værdigrundlag, således alle nye studerende bliver mødt ud fra deres interesse, situation og vilkår. I bør derfor efterleve følgende etiske principper[1]:

• Respekt: Tutoren møder den nye studerende med respekt og anerkendelse i forhold til deres ret til selvbestemmelse. Det er tutorens opgave at planlægge en et spændende program for studiestarten, mens det er den studerendes valg at deltage i både faglige og sociale aktiviteter, deltagelse i aktiviteter inklusiv/eksklusiv alkohol mv.
• Ligeværdighed: Tutoren møder de nye studerende med åbenhed og ligeværdighed uden fordomme over for køn, alder, religion, handicap, seksuel orientering, etnisk baggrund og social status. Tutorerne skal anerkende og respektere forskelligheden blandt de nye studerende. Det vil sige, at studiestartsprogrammet ikke negligerer eller antyder holdninger over for studerende, der er forskellige fra en selv.
• Varetagelse af interesser: Tutorerne varetager de nye studerendes interesser samt Aarhus Universitets interesser, som i studiestartssammenhæng ligner hinanden. Tutorernes udgangspunkt for interessevaretagelsen baserer sig på formålet med studiestarten (jf. retningslinjerne). Det vil sige, at overordnet skal studiestarten ”integrere de nye studerende fagligt og socialt og forberede dem på deres nye studieliv ved at give dem al nødvendig studieinformation og – og redskaber”. Formålet med studiestarten er i de nye studerendes interesse lige så vel som universitetets interesse.
• Åbenhed: Det skal være klart for de nye studerende, hvilket ansvar tutorerne har, og hvordan tutorerne kan hjælpe med opstarten på deres nye studie.
• Tillid: Relationen mellem tutorer og nye studerende bygger på et gensidigt tillidsforhold. Tutorerne sørger for, at studiestartsaktiviteterne foregår i et trygt rum med plads til alle.

Det er vigtigt, at man som tutorer sætter de nye studerende i centrum for velkomstugen og hele tiden har deres behov i sigte. Som det fremgår af afsnittet nedenfor om "Vi siger fra", er det naturligvis også tutorernes ansvar at sikre et trygt og inkluderende fællesskab i velkomstugen og bidrage til en god tone blandt både tutorer og nye studerende. De nye studerende er alle forskellige, og det er tutorernes opgave at sikre et program og aktiviteter, som skaber et positivt sammenhold og en mulighed for at alle kan indgå positivt i fællessskabet. Det kan derfor være en god idé at fokusere på det faglige interesseområde, da det er den eneste ting, vi kan være sikre på, at alle har til fælles.

Som cheftutorer kan I med fordel have en indledende drøftelse og forventningsafstemning med jeres frivillige tutorer om, hvordan I bedst skaber et velkomstprogram, der lever op til ovenstående, og hvad jeres værdier og tilgang til tutorrollen er. 

På AU lægger vi stor vægt på, at vi behandler hinanden med respekt og ordentlighed, og vi siger fra over for chikane, mobning, vold og diskrimination i alle former. Ingen bør udsættes for dette - heller ikke under studievelkomsten. Som tutorer bærer man et stort ansvar for at skabe et trygt og inkluderende miljø, hvor der er plads til alle, og for at skabe en kultur, hvor der ikke foregår uaccaptabel adfærd. 

Eksempler på uacceptabel adfærd:

• Vold
• Trusler om vold
• Alle former for chikane (herunder seksuel betinget chikane)
• Mobning
• Alle former for diskrimination

Hvis I som tutorer erfarer, at studerende har oplevet noget uacceptabelt, er det vigtigt, at I møder dem med åbenhed. Studerende kan altid rette henvendelse til studievejledningen på Arts, hvis de har brug for fortrolig samtale om deres oplevelse. I kan finde mere information på AU's side om "Vi siger fra". 

Hvis I øvrigt oplever situationer, som er vanskelige at håndtere, så kontakt altid studiestartskoordinatorerne eller jeres afdelingsleder. 

I dette afsnit kan I læse mere om, hvordan kommunikationen til de nye studerende foregår. Det er jeres ansvar i samarbejde med fagmiljøet at levere tekster og materiale om introduktionsugen, og det er studiestartskoordinatorernes ansvar at formidle dette materiale videre til de nye studerende.

Hvordan kommunikerer vi med de nye studerende

De nye studerende skal kunne finde alle informationer om deres introduktionsuge på studiestartssiderne på studieportalen. Det gælder også, hvis der skulle ske ændringer i forhold til program mm. Det er hovedkanalen i forhold til kommunikationen med de nye studerende.

Ud over studieportalen kan I også vælge at have en Facebookgruppe for den nye årgang. Her skal I dog være opmærksomme på to forhold:

1. Ikke alle studerende har Facebook, så informationer må aldrig kun gives via denne kommunikationskanal.
2. Det vigtigt, at alle studerende føler sig inkluderet. Derfor skal alle tutorer tænke over, hvad de lægger på Facebookgruppen. Dette gælder både i forhold billeder, sprogbrug og personfølsomme oplysninger. Det er jeres opgave at kvalitetssikre de ting, som ligger i Facebookgruppen, og alt hvad der foregår på Facebook skal leve op til retningslinjerne.

Materialer til studieportalen/studiestartssiderne

På jeres uddannelses studiestartsside skal der bruges en velkomstpjece, hvor de nye studerende kan finde alle informationer om introduktionsugen. Øverst på siden her finder I den pjeceskabelon, som I skal bruge i udarbejdelsen af pjecen. I pjecen skal I undgå at lave lange tutorbeskrivelser, men i stedet fokusere på, hvad der er vigtig viden for de nye studerende i forhold til deltage i introugen og begynde med undervisning ugen efter. Skabelonen indeholder nogle standardtekster (bl.a. om IT-systemer samt Vejledning og rådgivning), som er obligatoriske i pjecen. 

Intern kommunikation og GDPR

Som ansat på Aarhus Universitet skal vi beskytte personoplysninger. Det vil sige, at vi har pligt at beskytte personoplysninger, og det er bestemt ved lov, hvordan vi skal gøre det. Personoplysninger er enhver form for information, som kan identificere en person. Det er derfor vigtigt, at I forholder jer til databeskyttelse (GDPR). I kan læse mere om GDPR på hjemmesiden.

Når I skal modtage lister på, hvem der er blevet optaget på jeres uddannelse, vil disse lister indeholde personoplysninger. Derfor sender studiestartskoordinatorerne listerne til jeres AU-mail, da dette er en ”sikker-mail”. Det er vigtigt, at I sletter listerne, når I er færdige med at bruge dem.

Det kan være, at I oplever, at nye studerende skriver til jer med personfølsomme oplysninger. Her er det på samme måde vigtigt, at I sletter mailen, når I har svaret den studerende. Hvis I er tvivl, om noget er personoplysninger, og hvordan I skal håndtere det, er I meget velkommen til at kontakte studiestartskoordinatorerne.