Arrangementer uden bespisning
Studenterdrevne aktiviteter spiller en vigtig rolle for et godt studiemiljø. Aarhus Universitet støtter disse arrangementer ved at stille lokaler til rådighed og give driftsmæssig rådgivning og støtte.
Arrangement uden bespisning
Hvornår kan du afholde dit arrangement?
Arrangementer uden bespisning kan afholdes på alle ugens dage indtil kl. 22.00.
Hvad mener vi med bespisning?
Bespisning dækker over organiseret forplejning/middag. Arrangementer, hvor der nydes madpakker, fælles pizzabestilling og/eller snacks, anses derfor ikke for at være et arrangement med bespisning.
Hvad mener vi med alkoholfrit?
Arrangementer af denne type er i udgangspunktet alkoholfrie. Det er dog ok at nyde et glas bobler eller en øl, såfremt dette er en naturlig del af arrangementet - fx til en reception eller en brætspilsaften.
Hvor kan jeg afholde mit arrangement?
- Arrangementer uden bespisning kan afholdes i undervisningslokaler, kantiner eller studieområder.
- Liste over studieområder (vær opmærksom på, at studieområder mellem kl. 8-16 benyttes som læsesale og derfor først kan bookes til øvrige aktiviteter efter kl. 16):
Hvordan reserverer jeg et lokale?
Arrangement i undervisningslokale
Ønsker du at afholde arrangementet i et undervisningslokale, skal du kontakte Arts Studier på team4.uvaeka.arts@au.dk.
Arrangement i studieområde eller kantine
Ønsker du at afholde arrangementet i et studieområde eller en kantine, kontaktes Arts Bygningsservice på artsbyg@au.dk.
Intet behov for lokalelåneaftale
Arrangementer uden bespisning kræver ikke lokalelåneaftale.
Det skal du vide som arrangementsansvarlig
Adgang til bygningen
Som arrangementsansvarlig skal du kontakte den lokale driftsafdeling og aftale eventuelle ændringer i adgangssystemet på udvalgte døre.
Bevillinger, tilladelser og licenser
Du er ansvarlig for at indhente de nødvendige bevillinger fra myndigheder, eksempelvis i forbindelse med støj i tilfælde af udendørsarrangementer. Eventuelle udgifter i forbindelse med planlægning og gennemførelse af arrangementet afholdes af arrangementsansvarlig (eksempelvis KODA-afgift).
Oprydning og rengøring
Du skal sikre, at oprydning, rengøring og bortskaffelse af affald bliver foretages i umiddelbar forlængelse af arrangementets ophør. Lokalet og omkringliggende fællesarealer, toiletter og udearealer skal stå klar til normal aktivitet den følgende morgen kl. 7.00.
Rapportering til Arts Bygningsservice
I forlængelse af arrangementets ophør skal du sende en mail til Arts Bygningsservice (artsbyg@au.dk) i tilfælde af afvigelser fra normalen - eksempelvis:
- personuheld/-ulykke
- tilkald af ambulance
- skader på bygning eller anlæg
- besøg eller tilkald af myndigheder i forbindelse med afholdelse af arrangementet
Kan jeg få hjælp til de praktiske forberedelser?
Omstilling af lokalet
Opstilling af borde og stole varetages af arrangørerne selv. Ved behov for øvrig assistance kan du kontakte det lokale driftspersonale. Arrangementsansvarlig bærer ansvaret for, at flugtvejene til enhver tid er frie. Vær opmærksom på den ophængte standardmøbelopstilling ved tilbagestilling af møblement.
IT
Ved behov for IT/AV udstyr kontakter den arrangementsansvarlige Arts IT.