• Arts’ lokaler udlånes til medarbejdere og studerende ved Arts som arrangører af faglige eller sociale arrangementer, som er AU-relaterede (dvs. ikke private fester).
• Undervisningslokaler benyttes udelukkende til undervisning og øvrige faglige eller faglig-sociale aktiviteter (dvs. ikke fest). Booking af undervisningslokaler sker gennem Arts Studier.
• Studieområder og kantiner kan benyttes til arrangementer af festlig karakter. Ved ønske om afholdelse af arrangementer (herunder studiefester) skal der foreligge godkendt lokalelåneaftale 14 dage/1 måned forud for ønsket arrangementsdato afhængig af antal deltagere under/over 150 personer.
• Undervisningslokaler, studieområder og øvrige fællesarealer kan benyttes til aktiviteter, der rummer elementer af både faglig og social karakter. Disse arrangementer er som udgangspunkt alkoholfrie (det er tilladt at nyde alkohol i små mængder - fx et glas bobler eller en øl) og kræver kun en udfyldt og godkendt lokalelåneaftale, hvis der er tale om et arrangement med bespisning (middag).
• Arrangementer, der inkluderer spisning (større organiseret middag), må ikke afholdes i undervisningslokaler. Her henvises til:

         Aarhus: Kantinen i bygning 1482, studieområder eller institutternes frokoststuer.

         Emdrup: Bygning 7220, lokale D170, Baren eller Mødestedet.    

• Ved lån af lokaler til arrangementer med alkohol og/eller bespisning, skal arrangementsansvarlig sikre udfyldelse af en lokalelåneaftale.
• Arrangementer uden alkohol og uden bespisning kræver som udgangspunkt ikke en lokalelåneaftale. – Dog skal arrangør være opmærksom på, at dørene aflåses per automatik. Ønskes det, at en eller flere døre skal være åbne efter kl. 18.00 kontaktes driften 14 dage inden arrangementet:

         Aarhus: Indmeld opgave til Arts Bygningsservice

         Emdrup: Opret en sag via edu.medarbejdere.au.dk

• Med sin underskrift på lokalelåneaftalen hæfter den arrangementsansvarlige for at lokale, inventar og omgivelser lånes og leveres tilbage i aftalt stand, at inventar er tilbagestillet og at lokalet er rengjort i aftalt omfang.  - Detaljer aftales, når lokalelåneaftalen underskrives og afleveres hos Bygningsdrift, Arts.
• Ved udfyldelse af lokalelåneaftalen sikres stillingtagen til eventuel behov for ansøgning om alkoholbevilling.

• Arrangementer af festlig karakter (herunder fredagsbarer) afholdes på fredage i tidsrummet fra kl. 16.00 til kl. 02.00, såfremt dette ikke er til gene for andre i bygningen (jf. husrepræsentantens underskrift på lokalelåneaftale).
• Øvrige arrangementer kan afholdes i weekender og hverdage og afsluttes senest kl. 22.00.

• Oprydning og rengøring skal foretages i umiddelbar forlængelse af arrangementets ophør, således at lokalet fremstår studieklar næstkommende morgen kl. 08.00. Dette gælder ligeledes omkringliggende fællesarealer (gangarealer, trapper, toiletter samt udendørsarealer).

• Den arrangementsansvarlige er ansvarlig for at indhente de nødvendige bevillinger fra myndigheder, eksempelvis i forbindelse med salg af alkohol, håndtering af madvarer og støj i forbindelse med udendørsarrangementer. Eventuelle udgifter i forbindelse med planlægning og gennemførelse af arrangementet afholdes af arrangementsansvarlig (eksempelvis KODA-afgift). 

• Ved ønske om afholdelse af fest i de studieområder, der benyttes til fredagsbarer, kontakter den arrangementsansvarlige barformanden for den respektive fredagsbar angående brug af lokalet for at aftale opstilling/tilbagestilling, evt. lån af bar, depot mv. Kontaktoplysninger på fredagsbarformændene kan indhentes hos Arts Bygningsservice.