Rammer for afholdelse af arrangementer

Ved afholdelse af arrangementer på Arts forventes det, at du som arrangementsansvarlig har gjort dig bekendt med AU's generelle retningslinjer for afholdelse af arrangementer, hvor der serveres alkohol samt Arts' tillæg dertil. Desuden forventes det, at du har læst og accepteret Arts' retningslinjer for brug af lokaler og sat sig ind i retningslinjer for håndtering af brand og evakuering.  

Typer af lokaler

  • Arts’ lokaler udlånes til medarbejdere og studerende ved Arts som arrangører af faglige eller sociale arrangementer, som er AU-relaterede (dvs. ikke private fester).
  • Undervisningslokaler benyttes udelukkende til undervisning og øvrige faglige aktiviteter (dvs. ikke fest). Booking af undervisningslokaler sker gennem dit faglige team i Arts Studier.
  • Studieområder og kantiner kan benyttes til arrangementer af festlig karakter. Ved ønske om afholdelse af arrangementer (herunder studiefester) skal der foreligge godkendt lokalelåneaftale 14 dage/1 måned forud for ønsket arrangementsdato afhængig af antal deltagere under/over 150 personer.
  • Undervisningslokaler, studieområder og øvrige fællesarealer kan benyttes til aktiviteter, der rummer elementer af både faglig og social karakter. Disse arrangementer kræver en udfyldt lokalelåneaftale og er alkoholfrie.
  • Arrangementer, der inkluderer spisning, må ikke afholdes i undervisningslokaler. Her henvises til:

         Aarhus: Kantinen i bygning 1482 eller institutternes frokoststuer.

         Emdrup: Bygning 7220, lokale D170, Baren eller Aulaen.    

Lokalelåneaftale

  • Ved lån af lokaler til sociale arrangementer eller arrangementer, der rummer elementer af både faglig og social karakter, skal arrangementsansvarlig sikre udfyldelse af en lokalelåneaftale.
  • Faglige aktiviteter, kræver som udgangspunkt ikke en lokalelåneaftale. – Dog skal arrangør være opmærksom på, at dørene aflåses per automatik. Ønskes det, at en eller flere døre skal være åbne efter kl. 18.00 kontaktes driften 14 dage inden arrangementet:

         Aarhus: Indmeld opgave til Arts Bygningsservice

         Emdrup: Opret en sag via edu.medarbejdere.au.dk

  • Med sin underskrift på lokalelåneaftalen hæfter den arrangementsansvarlige for at lokale, inventar og omgivelser lånes og leveres tilbage i aftalt stand, at inventar er tilbagestillet og at lokalet er rengjort i aftalt omfang.  - Detaljer aftales, når lokalelåneaftalen underskrives og afleveres hos Bygningsdrift, Arts.
  • Ved udfyldelse af lokalelåneaftalen sikres stillingtagen til eventuel behov for ansøgning om alkoholbevilling.

Start- og sluttidspunkt

  • Arrangementer af festlig karakter (herunder afholdelse af fredagsbarer) afholdes på fredage i tidsrummet fra kl. 16.00 til kl. 24.00, såfremt dette ikke er til gene for andre i bygningen (jf. husrepræsentantens underskrift på lokalelåneaftale).
  • Faglige arrangementer og arrangementer, der rummer elementer af både faglig og social karakter, kan afholdes i hverdagene og afsluttes senest kl. 22.00.
  • Arrangementer, der inkluderer alkohol, afholdes på fredage.

Oprydning og rengøring

  • Oprydning og rengøring skal foretages i umiddelbar forlængelse af arrangementets ophør, således at lokalet fremstår studieklar næstkommende morgen kl. 08.00. Dette gælder ligeledes omkringliggende fællesarealer (gangarealer, trapper, toiletter samt udendørsarealer).

Bevillinger og afgifter

  • Den arrangementsansvarlige er ansvarlig for at indhente de nødvendige bevillinger fra myndigheder, eksempelvis i forbindelse med salg af alkohol, håndtering af madvarer og støj i forbindelse med udendørsarrangementer. Eventuelle udgifter i forbindelse med planlægning og gennemførelse af arrangementet afholdes af arrangementsansvarlig (eksempelvis KODA-afgift). 

Ved lån af studieområder

  • Lån af de studieområder, der benyttes til afholdelse af fredagsbarer, sker ved udfyldelse og godkendelse af en lokalelåneaftale. For en god ordens skyld kontakter den arrangementsansvarlige barformanden for den respektive fredagsbar angående brug af lokalet for at aftale opstilling/tilbagestilling, evt. lån af bar, depot mv. Kontaktoplysninger på fredagsbarformændene kan indhentes hos Arts Bygningsservice.