Regler for lån af lokaler på Arts

Før du låner et lokale på Arts til et arrangement, er det vigtigt, at du læser og accepterer:

AU's generrelle regler for afholdelse af arrangementer, hvor der sælges alkohol
Arts' tillæg til AU's generelle regler

Du kan finde links til begge dokumenter i højre del af denne side.

Du skal desuden sætte dig ind i retningslinjerne for håndtering af akutte situationer, brand og evakuering.

Brug af Arts' lokaler

Typer af lokaler

Som studerende kan du låne lokaler på Arts til faglige og sociale arrangementer for dit hold/studie. Du kan ikke låne lokaler til private fester eller receptioner.

Undervisningslokaler benyttes udelukkende til undervisning og øvrige faglige aktiviteter. Du kan booke undervisningslokaler gennem Arts Studier.
Studieområder og kantiner kan benyttes til arrangementer af festlig karakter. Ønsker du at afholde et arrangement/en fest skal du have godkendt en lokalelåneaftale 14 dage/1 måned forud for ønsket arrangementsdato afhængig af antal deltagere under/over 150 personer.
Arrangementer, der inkluderer spisning (større organiseret middag), må ikke afholdes i undervisningslokaler. Her henvises til:
Aarhus: Kantinen i bygning 1482, studieområder eller institutternes frokoststuer.
Emdrup: Bygning 7220, lokale D170, Baren eller Mødestedet.

Lokalelåneaftale

Lokalelåneaftale - hvornår?

Du skal have en godkendt lokalelåneaftale, når du afholder fester eller arrangmenter med udskænkning af alkohol
Du skal have en godkendt lokalelåneaftale, når du holder arrangementer med bespisning (større, organiseret middag - ikke madpakker eller snacks)

Arrangementer uden alkohol og uden bespisning kræver som udgangspunkt ikke en lokalelåneaftale. Du skal dog være opmærksom på, at dørene aflåses per automatik. Ønsker du, at en eller flere døre skal være åbne efter kl. 18 skal du kontakte den lokale bygningsdrift senest 14 dage inden arrangementet.

Ansvar
Som arrangementsansvarlig hæfter du for at lokale, inventar og omgivelser lånes og leveres tilbage i aftalt stand, at inventar er tilbagestillet og at lokalet er rengjort i aftalt omfang.
Når du udfylder lokalelåneaftalen skal du undersøge, om arrangementet kræver lejlighedsbevilling, musiklicens, tilladelse fra kommunen (fx i forbindelse med støj på udearealer) og lignende.

Start- og sluttidspunkt

Fester og fredagsbarer kan udelukkende afholdes på fredage i tidsrummet kl. 16-02, medmindre der er en aftale om andet. Øvrige arrangementer kan afholdes i weekender og på hverdage og afsluttes senest kl. 22.

Oprydning og rengøring

Når arrangementet er slut skal du som arrangementsansvarlig sikre, at lokalet og fællesområder, som har været brugt (udearealer, gangarealer, trapper, toiletter), bliver ryddet op og gjort rent. Lokaler og fællesarealer skal stå klar til normal brug den næstkommende morgen kl. 7.

Bevillinger og afgifter

Som arrangør er du ansvarlig for at indhente nødvendige bevillinger fra myndigheder - eksempelvis i forbindelse med:

salg af alkohol
håndtering af madvarer
støj på udearealer
musiklicens
mm

Udgifter i forbindelse med planlægning og gennemførelse af arrangementet afholder arrangøren.

Ved lån af studieområder

Ønsker du at afholde fest i en af de studieområder, der benyttes til fredagsbar, kontakter du forpersonen for den respektive fredagsbar ansgående brug af lokalet - herunder: